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西江集团:蓝凌OA+钉钉,支撑多元化国企集团统一管控

作者:蓝凌OA办公系统 时间:2019-01-10

导读:大型集团企业如何加强一体化管控,实现跨区域、多项目、多业态规模化、集约化经营?集团到子公司之间如何实现信息快速上传下达?如何满足近万员工高效协同、无缝沟通?从西江集团的案例中,我们或许能够找到答案。

广西西江开发投资集团有限公司是自治区人民政府直属国有独资大型企业,注册资本32亿元,共有员工约8000人,下辖15家子公司。到2017年底,西江集团总资产达431亿元,位列中国服务业500强第345位、广西百强企业第32位。

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作为多元化国企集团中的佼佼者,西江集团一直以来都非常注重企业的信息化IT建设,自2006年起携手蓝凌构建智慧办公平台,并不断深化和完善各项应用。伴随企业的迅速发展以及移动互联网等技术的日新月异,原有OA已然难以满足现有发展需求,西江集团决定构建全新智慧OA平台,以满足集团一体化管控、全员移动办公、集团与子公司信息快速传达、核心知识资产沉淀、公文全周期管理等多项需求。

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基于蓝凌大中型企业办公平台EKP及专业知识管理平台KMS,西江集团携手蓝凌,通过接入移动办公平台钉钉,搭建一体化流程体系,构建流程管理、知识中心、新闻管理、公文管理、工作沟通等多项应用,打造全新的智慧OA平台,全面覆盖集团及下属公司的管理及业务应用,赋能企业高效发展,支撑集团秉承“争当西江经济带水运通道建设、促进珠江-西江经济带发展的主力军”的战略定位,打造成为创新引领、产融互动、多业并举、国内一流、行业领先的国有资本投资公司!

◆ 集团集中管控,确保多元产业同步发展

西江集团旗下拥有“船闸、能源、水运物流与贸易、沿江产业、金融”五大主业,并制定了“船闸立品,能源强基,产业固本,物贸引领,金融为器 ”的发展战略。作为大型集团企业,如何加强集团一体化管控,确保多元化产业同步发展?

1. 优化西江集团组织架构与角色线

通过深入调研,蓝凌携手西江集团,进一步优化和完善西江集团的组织架构和角色线,规范和明晰从集团到各部门、总部到子公司的权责体系,确保各项任务有效落实,助力集团业务发展。

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在明晰集团组织架构和角色线的基础上,西江集团梳理优化了涵盖各部门以及十余家子公司的多项流程,并纵向打通了集团与二级企业、二级企业与三级企业之间的流程,助力集团实现项目招标、立项、合同审批等全周期流程管理,支撑船闸、物贸、金融等多业务发展。

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2. 权限分级管控提高信息化安全性

西江集团下辖员工近8000人,涵盖多部门多子公司多角色层级。新OA通过建立统一的分级管理体系,实现从集团到各部门,从总部到子公司,从领导层到基层员工不同层级不同角色不同权限分配和管理的需求,从而保障系统数据的安全。

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同时,新平台通过明确各级领导的审批权限和审批范围,并通过详细流程记录实现内控责任的追溯,支撑业务高效运营。

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3.  集团门户实现十余家子公司管控

新OA构建了集团门户、鱼峰集团、船闸分公司等多个门户,满足从总部到子公司各层级员工办公需求。进入集团门户,领导层可以快速掌握集团及下属子公司各项重要信息:从集团新闻到通知公告,从船闸分公司动态到鱼峰集团最新动向,从重要文件传阅到领导每周工作安排,从人事任免到企业文化……助力公司战略上传下达,实现集团集中管控。

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新平台还为高管层配置了战略门户——西江大数据,通过该门户,领导层可以实时查看船闸调度动态、集装箱吞吐量、散货吞吐量等各项数据,助力洞察决策。

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◆ 移动应用深化,提效万人企业敏捷协作

为了满足集团近8000员工随时随地协同的需求,新OA接入了移动办公平台钉钉,并深化和完善知识中心、新闻管理等各项移动应用,全面提效全员协作,大幅提升用户体验。

1. 移动门户,一键直通流程、消息

钉钉移动门户集成了待办事宜、流程管理等各项应用。无论是外出拜访客户途中或是出差候机过程中,打开钉钉,进入门户,即可迅速处理待办待阅;不管基层员工或领导处在何地,都可随时发起或审批贸易业务备案、项目立项、合同审批等各项流程,提效业务发展,截至11月,流程审批已达5234条;

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消息首页汇集各项最新通知、消息,避免员工错过信息,提效协作与沟通;通过通讯录,随时可按部门、姓名等多条件查找全员联系方式,再也不用到处找人询问。

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2. 移动知识,赋能员工学习与成长

新OA构建了知识中心应用,涵盖项目知识文档、兴桂知识共享平台、鱼峰知识共享平台、船闸分公司内网、工作安排及工作总结、知识文档等多项分类,实现知识的科学有序管理,落实从集团总部到各分子公司的知识资产的共享和复用。通过钉钉,西江集团全员可以随时随地学习、分享各类知识:从项目知识到各类政策法规,从标准化体系到安全体系,从物流价格信息到技术保障……充分利用碎片化时间学习充电,赋能员工快速成长。

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3. 移动新闻,宣传集团经营与党建

新OA构建了全新的新闻管理平台,涵盖从集团总部到下级公司、从西江智慧到基层资讯、从两学一做学习教育专栏到工会之窗、从业务协调到人事任免等21大类新闻,支撑新闻新建、审核、发布、点评、置顶等全周期管理。通过钉钉,集团及下属公司全员可实时接收最新信息,并可随时查阅搜索各类新闻动态,助力集团各项信息迅速传播,从而支撑业务高效运营,促进企业文化发展,加强党建工作。截至11月,平台发送新闻通知已达17892条。

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◆ 集团型公文,贯穿多系统,提升执行力

作为大型国企集团,西江集团日常办公中涉及大量公文流转。通过构建公文管理平台,助力集团发文、收文、签报、交换等全周期管理,赋能集团行政管理更高效、规范、廉洁。

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1. 30类公文,总部、子公司无缝流转

公文管理平台共梳理构建了包括总部发文(行政)、总部发文(工会)、柳州投资公司发文、西江创投公司发文等涵盖总部到各子公司的共30类公文,并构建相应表单进行模板固化,实现集团内外、集团到下属公司的公文无缝流转。团委发文、西江金控公司发文、河池投资公司发文……均可通过对应流程调出模板,进行拟稿、审核、会签(并行/串行)、签发、自动编号、成文、套红、校对、用印、分发、归档等多项操作,助力公文发文更方便、更快捷、更准确。截至11月,公文审批已达11602条,日均发起公文超20条。

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2.  公文打通督办平台,提高工作效率

新OA通过将公文管理平台与督办管理平台打通,让员工可在公文发布或审批过程中直接发起公文督办、进行任务指派与跟踪,加强任务落实,全面提升工作效率。

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◆ 蓝凌OA+钉钉,支撑集团管控

目前,新OA系统注册用户数已达3452人,工作日登录人数均达1200人次,并发在线高达在600-800以上。通过构建全新智慧OA平台,西江集团全面加强了集团一体化管控,大幅提升了业务运营效率,满足了集团及下属公司全员高效协作的需求:
1. 构建一体化流程体系,明晰各部门权责,加强集团集中管控;
2. 部署公文管理、新闻管理等协同应用,提效全员协作;
3. 打造知识中心,实现知识沉淀、共享、查找、复用、创新;
4. 接入移动钉钉,满足全员移动办公需求,提升员工体验。