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签署便捷、管理高效,蓝凌新一代合同管理平台来了!

作者:蓝凌OA办公系统 时间:2019-03-15

伴随经济的迅速发展,企业间的商业往来愈加频繁,相关合同的数量及复杂程度也急剧上升。如何通过合同的规范、高效管理,助力企业降本增效、防控风险,提升市场竞争力,成为越来越多企业关注的课题。

效率、成本、风控三类痛点丛生

对于大多数企业而言,目前在合同管理领域主要面临效率、成本、风控三大类痛点,具体包括:

● 范本不全、反复修改,协商条款、业务法务信息不同步,合同拟稿效率待提高;
● 纸质化合同,流转和管理成本高;
● 合同执行跟踪不便,履约信息滞后、脱节,履约风险无预警;
● 归档及时性、归档信息全面性、检索借阅手段待提升,权责待厘清、让风险可控;
● 传统电子协议无CA认证、无数字签名、无时间戳、无防篡改技术、无第三方存证,有效性不足,安全性不高;
● 合同台账信息滞后,查询统计数据失真;
● 审核、打印、签署合同内容不符,相对方身份核验渠道少,合同假冒、篡改、伪造及阴阳合同现象频发……

蓝凌数字化OA,让合同管理更智能、更高效

为了帮助企业更好地解决以上痛点,蓝凌特别推出全新智慧合同管理解决方案。新平台基于全新管理理念及移动互联、流程引擎等新技术,融合500强企业合同管理实践,提供从合同起草、合同审批到合同执行、归档、统计等全生命周期的功能与服务,通过合同管理助力企业“降本、增效、合规”。

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1.智能拟稿,合同起草省时省力

找不到相应合同范本、合同文本需要多方反复修改、拟稿时还要跳出界面搜索相应合同知识……用户在合同起草环节面临着诸多不便。

蓝凌全新合同管理平台提供灵活多样的合同模板配置,满足企业精细化合同管理的需求。此外,通过增加合同在线编辑、合同知识快速检索等功能,助力合同拟稿更高效。

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在线编辑:除了部分格式合同,大量的合同文本需要反复修改、条款协商,涉及企业内外部业务、财务、法务等多个部门,沟通协商非常不便。

通过平台的合同在线编辑功能,合同起草人可以按需要创建一个合同拟稿任务,并邀请参与本次合同拟稿的相关人员加入任务。起草人在线调用合同范本,或者上传合同草稿,各拟稿人基于自身职责进行合同文本的编写,拟稿过程中可实时沟通、修改,最后共同确认定稿。

快速检索:拟稿过程中,如若对法律法规、内部管理规定等方面存疑,可以直接在线进行查询、搜索知识库相关文档,根据文档对合同内容进行相应调整,防范风险隐患。

2.智能审批,合同审核快捷合规

合同是否规范?合同主体是否适格?合同内容是否合法?合同起草之后,企业法务部或相关部门还需对合同进行严格的审核,从而防范相应的风险。新平台通过智能核审、智能预审、智能审批等多项功能,提升合同审核的效率,并保障合同有效、合法、合规。

智能核审:
● 相对方智能核身:通过与公安、银行、工商系统进行数据对接,合同管理平台可以实时进行签约主体的身份核验,确保签约主体身份真实。

● 大数据风控查验:平台接入了权威第三方机构风控数据,汇集工商、税务、司法、环保、农业、质检、海关、运营商、银联、支付等超过500万+高风险企业名单,并保持T+1的更新频次。企业可根据自身风控需求,查验签约主体的相关信息(主体企业+关联企业+法人),防范潜在风险。

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智能预审:在合同审核过程中,利用法务大数据服务,系统会对合同文本进行解析,详细列出条款缺失、含糊用语、数字错误等内容,并对相应法律风险作出识别,对合同条款中存在的潜在风险点进行标注、提示,并输出有关建议,为合同审核人员提供决策依据,提高审核效率,加强风险防控。

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智能审批:在审批过程中,审批人员可以通过手机语音助手调出相应审批合同,方便快捷。根据用户需求,新系统还可以根据用户需求在审批过程中加入“指纹识别、人脸识别”等验证环节,并支持手写签批功能,保障合同审批更安全。

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3.数字签名,电子合同降本提效

针对涉及电子签名及电子合同签署的各行各业,基于权威第三方数字签名技术,蓝凌为用户提供在线实名认证、颁发权威机构数字证书,以及电子合同文件或数据电文的在线签署、存储和管理服务,助力企业降本提效。

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身份认证:对接公安、银联、工商系统,进行多因子增强身份认证,认证通过后,可获得权威数字认证机构颁发的数字证书。

签署意愿验证:在线签署过程中,采用签约密码、手机短信校验、人脸识别等不同维度的多因子验证方式,确认签署人真实的签约行为。

不可篡改:采用标准数字签名和时间戳技术,保证合同不可篡改,或者任何篡改均能被发现。

司法保障:
● 电子签名验证报告:第三方电子认证机构对电子签约文件的签署者、签署时间、签署内容进行验证,并出具电子签名验证报告。该验证报告作为证据提供给司法机构,司法机构根据该报告认定电子签约文件的主体及事实。

● 司法鉴定报告:签署的电子文件可以通过司法鉴定机构出具司法鉴定报告,保障电子签约文件的司法效力。

4.履约管理,全程防范合同风险

合同执行跟踪不便,履约信息滞后、脱节,履约风险无预警……在合同履约过程中,各类痛点频生。蓝凌全新合同管理平台,通过电子化流程打通合同执行全过程,并支持多类预警提醒方式,实时掌握履约动态,保障合同内容的有效执行,防范合同纠纷风险。

全程管理:用“一张图”(流程表单)汇聚合同审核、付款、开票、收款、变更、诉讼、终止等各个环节信息,对合同整个周期进行全部电子化记录与留痕,清晰记录合同相关信息与数据,满足合同监管部门、承办部门等管理需求,实现合同执行全程管理,确保合同全程操作有效、合规。

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财务关联:通过将合同管理平台与财务系统打通,用户可以直接在合同管理平台发起合同付款、收款、开票等全过程流程,审批通过后,相关数据信息会自动写入财务系统,避免用户频繁切换系统的不便,提升办事效率。

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预警提醒:系统会自动排查某个时间点(如7天内)需要收付款的合同,并以列表形式展示,提醒相关人员关注合同收付情况并做好资金安排;系统也会对有效期不足1个月(时间可根据需求自行设置)的合同进行排列,提醒相关部门关注即将到期合同的履约、结算及续签情况。

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各类合同相关预警信息,系统都会自动通过待办、日程、邮件等多种形式推送给相关人员,确保消息抵达。

5.文本抽取,提升合同归档效率

为了便于后期查询统计,大多数企业都有将纸质合同进行电子化管理的需求。纸质合同录入系统,以往大多依赖人工录入,既费时费力,还容易出现纰漏。

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蓝凌合同管理平台内置合同文本抽取功能,纸质合同通过OCR扫描转为电子版后,平台可对文本进行抽取,经过人工二次复核确认后,即可按需要形成合同数据,大幅提升合同归档效率,实现电子合同、纸质合同的统一归档,方便统一管理。

6.统一台账,多维数据助力管理

通过建立统一的合同台账,实现对企业所有合同的类别、金额等各项信息的统一管理。同时,通过台账统计功能,以图表形式展现合同数据,清晰明了。

合同查询:无论是PC端还是手机端,用户都可根据归档状态、金额区间等各个维度筛选查询相应合同,查看对应信息,随时随地处理相关事项。

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台账统计:通过台账统计功能,可以一键生成多类型图表,让合同数据可视化展现,帮助企业高管洞察企业经营,做到科学决策与落实。

智慧合同管理,为企业带来四大价值

蓝凌全新智慧合同管理平台,将为用户带来多方面的价值:
1.全程电子化流程管理,提升业务运行效率:合同起草、审核、签署、履约、变更、终结等全周期在线进行,并进行全程电子化留痕记录,既提升效率又保障合规性;
2.多环节省却纸质化合同,减少合同管理成本;
3.实时掌握履约动态,保障合同内容有效执行;
4.增添智能核审、智能预审等功能,保障合同合法合规。