国家“十四五”规划助力数字化档案事业

2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，对“十四五”期间的企业档案工作做出了全面规划和部署。明确提出要创新档案业务监督指导方式，深入开展企业数字档案馆（室）建设，完成50家企业集团数字档案馆（室）建设试点。

2022年国家档案局启动档案行业标修订，立项重点确定为以下三大领域：

  • 档案信息化建设方面
  • 档案基础业务及实践急需方面
  • 采用国际标准、国外先进标准方面

国家、省等相关部门发布《企业数字档案馆（室）建设指南》《企业数字档案馆（室）建设评价方法》，推动数字化档案事业迎来新发展。

升级数字化档案管理，亟需破除3大痛点

数字化时代，人们对实现档案资源共享呼声越来越高，而传统档案管理模式已很难适应发展需要；升级数字化档案管理，实现新时期档案工作的高质量发展，亟需破解3大痛点：

  • 资料易丢失

    - 传统硬件介质存储，如硬盘等，丢失率高、染毒几率大

    - 纸质档案易破环、模糊和丢失

    - 个人网盘存储，使用踪迹无法追溯，资料泄露风险高

  • 管理难度大

    - 企业档案管理缺乏关联性，完整性差

    - 档案资料繁多，归档类目模糊

    - 档案跨部门利用困难

  • 操作不方便

    - 类目层级多，操作困难

    - 文件可检索载体类型少，使用不便

    - 不符合企业用户使用习惯，培训成本高

专业的蓝凌三位一体数字档案室

蓝凌数字化档案管理平台，能满足各类政企单位不同管理阶段需求，提供原生电子档案管理、传统载体档案管理和纸电混合管理的三位一体数字档案室整体解决方案。

蓝凌数字化档案管理平台支持信创环境，可跨平台应用，适应Windows、Linux、国产系统多种安装环境。

第三方系统接口与数据包支持

采用Web Service等接口形式，实现核心OA及业务系统档案数据实时在线采集归档；还提供基于格式化文本/XML/数据库的数据接口，可以与第三方系统实现无缝对接，直接归档。

标准档案整理与数字化流程

各岗位操作按ISO体系规范执行，公司下派品质管理部，深入项目严格质检，确保每个项目品质；自主研发软件实现批量作业、批量挂接、流水线管理，与单纯数据服务单位相比，管理更科学，服务更高效。

丰富的档案服务模式

  • 历史存量档案文件清理

    对单位目前的存量档案、实体文件进行规范化整理及数字化，并上传至档案管理软件提供查询

  • 档案咨询与培训服务

    对档案员等进行相关业务培训、法律法规及档案体系要求宣贯、实操授课，快速提升档案员工作能力，确保可以快速按要求独立工作

  • 目标管理和测评顾问服务

    按照档案目标管理要求，对标进行档案业务专项辅导，最终协助客户完成目标认定或测评

  • 实体档案库房规划服务

    专用密集架建设：根据库房大小量身定制密集架，提高档案空间存放量；专业的档案库房监控软件及设备，监控温湿度、防电、防盗等

典型功能

  • 档案收集，批量导入合规又轻松
    支持电子文件和电子档案两种收集方式：在线接收，直连业务系统；离线接收，批量导入多文件格式；符合《电子文件归档与电子档案管理规范》。

    点击放大图片

  • 档案整理，支撑多种分类，更有序
    依据业务要求分别建立数据库，根据全宗归属、分类号、保管单位序号等规则排列档案，让电子档案呈现更有序。

    点击放大图片

  • 档案保存，多格式、多方式更可靠
    支持存储格式转换；可通过迁移、仿真、封装等助力长期保管；支持多方式电子档案备份；定期鉴定、销毁自动提醒；能快速生成移交电子档案信息包。

    点击放大图片

  • 档案自动统计，管用情况一目了然
    支持按照全宗、分类、时间、文件格式、利用情况等设定规则进行统计、结果显示和打印，并以电子文件形式输出统计数据，支持自定义报表功能。

    点击放大图片

  • 档案利用，搜、阅、借在线更便捷
    支持多种检索方式；结果快速排序、自动摘要、命中词高亮反显；档案在线浏览支持常见格式，可按权限下载；借阅申请、审批、授权全流程管控。

    点击放大图片

  • 导目录、管库房，传统档案也智能
    支持目录、电子数字包导入，具传统载体档案目录著录和全文挂接功能；支持虚拟档案库房、区域及档案柜架的列、节、层、排位等，让实体档案更智能。

    点击放大图片

  • 日志、权限管理，保障档案操作安全
    通过权限管理，可保证授权用户有限范围内的合法操作；提供针对日志的检索、审计、统计功能，支持三员管理。

    点击放大图片

  • 流程自定义，满足不同档案业务需求
    可根据不同类别档案管理要求设置相应管理流程，支持流程跟踪与回溯；根据用户需求增减系统中的分类；具备全宗设置功能，能实现区分全宗进行管理。

    点击放大图片

蓝凌档案管理应用价值

蓝凌全程数字化的档案管理适用于大型国企、地产、金融、制造等众多数行业，为企业创造了显著价值。

  • 提高工作效率

    解决人工工作效率低下、人工查询速度慢、存储占用空间大等难题，减轻档案管理人员负担，提高工作效率

  • 发挥档案价值

    便利档案资源的共享与利用，提供档案数据智能分析，为企业决策提供数据支撑，充分发挥档案的价值

  • 规范档案管理

    根据企业实际情况规划档案管理体系，推进档案管理的规范化、标准化，推动档案管理工作见实效

  • 保障档案安全

    从档案实体保管安全、数据存储安全、系统应用安全、用户访问安全等为档案提供多层次的安全保护

客户案例

  • 东莞证券

    东莞证券通过构建数字档案室，实现了全集团业务与档案的高度融合和集中管理，保护珍贵的原始档案资源；通过业务系统电子文件自动（半自动）在线接收、归档，实现高效率、低成本的档案管理目标

  • 深圳市罗湖区档案馆

    携手深圳市罗湖区档案馆，将罗湖区各立档单位建设为档案信息资源采集、保管和利用中心，重点解决电子文件归档和规范管理问题；将物联网、云计算、人工智能等融入系统功能，进一步探索档案资源高度智能化管理和利用新方式

  • 南水北调中线建管局

    携手南水北调中线建管局，建立以工程项目数据、数字档案为核心的综合档案管理系统平台，将现代化、信息化的项目管理模式引入到建设工程项目的实施中，推动企业档案管理更高效、成本可控

众多政企单位，选择蓝凌数字化办公平台

诚邀您来体验蓝凌新一代企业数字档案室立即体验