大企业ISO质量文件管理,面临5大痛点

  • ISO体系规范与执行难
    难以保持质量、环境等体系的符合性和有效性
    不合格项的纠正和纠正措施难以落实
    内审、外审和管理评审的有效运行实施难以确保
  • 文件风险控制与追溯难
    信息传递不畅、流程没有监控手段,文件执行困难
    不能追溯版本和修订记录,质量问题追溯不便
    缺乏安全防控机制及外来文件的有效管控
  • 文件管理成本高、效率低
    需要专人投入、跟踪、调整、修正,使文件利于运用
    纸质管理涉及大幅复印、打印、发放,成本高,浪费严重
    文件量大时,处理周期长、效率低,不能及时发放/回收
  • 文件保管与使用不便
    文件类型繁杂、数量多、版本多,管理混乱
    版本更新通知不到位、没有及时回收更新导致版本不正确
    文件体系庞杂,关联多份文件,快速查找调阅困难
  • 文件培训管理难成体系
    缺乏培训管理体系,文件大都下发部门自行学习,培训流于形式
    缺乏培训工具,培训学习记录无法留痕,培训学习效果无法跟踪

蓝凌ISO文控管理平台,助力文档全生命周期管控

▲平台架构

  • 文件创建
    文控中心按照分级管理原则配置相应的菜单导航栏,文控管理员可选择相应分类快速新建文件
    文件创建支持多渠道来源,包括单文件导入、模板导入、多文件批量导入、通过第三方系统写入、外部网盘链接分享及移动端直接上传等

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  • 文件审批
    如果文件设定了审批流,则审批人进行审批操作,审批通过后,文件即可发布到文控中心相应分类下
    如该文件无需走审批流,则文件提交后直接发布,默认可阅读者能看到该文件

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  • 文件培训
    平台支持培训课件发布—员工在线学习—员工在线考试—颁发证书等培训学习活动
    培训学习记录全程留痕,培训效果全程跟踪

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  • 文件借阅
    文件发布后,有借阅权限的人员可以进行文件借阅,从文件借阅、审批到归还全流程在线管理
    为保障文件的安全性,借阅审批时可对附件权限进一步控制,如禁止拷贝、下载、打印

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  • 文件更新
    平台支持管理员对文件进行编辑、完善,审批通过后,即可查看最新文件内容
    同时支持对处于“发布”或“失效”状态文件创建“新版本”操作,修订过程中,原文件锁定,新版本发布或取消后才可使用,文件或版本修订均有记录留痕

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  • 文件回收
    文件发布后,回收权限授权人可进入详情页,点击“回收”,填写回收原因与日期,提起回收申请
    文件回收审批通过后,文件可阅读者将无法查阅该文件,仅文控中心管理员可见

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  • 文件统计
    以图表呈现每月运营统计数据,方便用户了解组织每月新增、更新了哪些文件,以及文件阅读、点评、推荐、纠错的详情
    设置最新文件、最热文件、近期更新、失效、回收、废止文件的公告区域,让用户了解文件最新变化情况

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  • 通知提醒
    可针对临期文件设定提醒,当到达失效提醒时间时,系统自动以待阅通知、邮件、短信等形式发送指定对象,便于相关人员及时知悉文件临期的情况
    管理员可导出未读人员名单,并向未读人员发送待阅通知,方便管理员及时提醒未读人员进行文件浏览

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4大核心价值,支撑ISO文控管理高效、合规

  • 提效管理

    文件管理全程电子化,提升管理效率、降低管理成本

  • 规范执行

    文件执行全程监控,所有记录可追溯,保障执行效果

  • 安全管控

    登录限制、存储加密、权限管理等多重安全机制,保证文件安全

  • 培训跟踪

    通过培训计划管理全面落实内部培训机制,提升学习效果

选择蓝凌的4大理由

  • 01

    22年经验沉淀

    依托在知识管理、文档管理领域成熟的功能应用和丰富的实施经验,可为ISO文控管理提供全面支持

  • 02

    科学体系支撑

    严格根据ISO文件管理标准,为企业搭建科学、合理的文控管理体系

  • 03

    系统快速落地

    基于蓝凌成熟的KMS平台,可灵活部署各类应用模块,实现快速落地建设

  • 04

    立体服务模式

    提供精准“咨询+IT”服务模式,确保ISO文件管理逐渐深入企业的业务核心

这些名企都在用

  • 双枪科技

    筷子第一股”双枪科技是一家领先的日用餐厨具供应商,携手蓝凌共同打造全新ISO文控管理平台,实现ISO体系文件的信息化、流程化、安全管控,提升ISO质量体系管理工作效率及合规性

  • 博力威

    “中国电池百强”博力威携手蓝凌构建ISO文控管理平台,覆盖文件从创建、审批、发布、更新、借阅、回收、废止的全生命周期流程,有效提升ISO文件管理质量与效率

  • 比亚迪丰田

    携手蓝凌构建ISO文控管理平台,实现ISO文件全生命周期在线管理,有效保证文件安全管控,落实文件内部培训机制,进一步提升了ISO质量文件体系管理水平

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