蓝凌是国内数字OA办公及知识管理领军品牌,是智慧OA办公践行和推动者,是阿里钉钉使命级战略合作伙伴。19年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。

年终盘点 | 合同管理就累趴一摊人,公司还怎么做大?

即将过去的2019年,对于中国企业来说是五味杂陈:有对政府更大规模的减税降费的欣喜、也有对起起伏伏中美贸易战的担忧、有对李佳琦掀起全民直播带货潮的好奇、也有对5G商用元年、科创板开启的期待,有对地产企业破产潮、创业投资热转冷的担心,也有对员工难招、管理乏力、转型不易的无奈……


当中国经济从“高速路”换道为“高质量发展之路”时,企业该如何握紧“转型升级”的方向盘,将是一个事关“活下去”的核心命题。然而,越来来多的企业战略推进,却被内部陈旧的管理拖慢……


年底了,追回款、忙验收、催续约、赶盖章、冲业绩、做数据……仅仅合同一摊事,累趴一堆人!有人如梦方醒,一套好用的合同管理系统确实太、太、太重要了!


一问:企业为何要上合同管理系统?


企业合同是企业间或企业与公民或其他组织间,为实现一定经济目的,明确相互权利义务关系的协议。合同管理系统,是指利用IT技术对合同的签订、计划、回款、执行等一系列过程进行管控,以帮助企业合规、合法地开展经济合作,实现经营收入与持续发展的工具。


伴随着商业往来愈加频繁,合同数量、复杂度今非昔比,为企业合同管理带来诸多挑战。


合同签批效率低:签批跑断腿、盖章太繁琐、手工台账慢


全过程管控难:合同审核、签订、履约、收付款等环节多


合同风险难把控:假合同难防、履约无预警、防篡改缺失


——企业上线合同管理系统尤显迫切!


二问:有合同管理系统,如何判断智能不智能?


数字化时代,优秀的企业都在提前布局数字化管理,以人机智能化、数字运营化、管理在线化、知识赋能化为主要特征的数字化办公方式,将推动企业包括合同管理在内的多领域的管理重构,将进一步提升企业运营效率,增强企业竞争力。


传统的合同管理已经落伍——仅仅将一部分合同流程搬至线上,受制于自动化程度不高、电子化水平有限、集成化比例不够、生态化连接不力,在组织越来越复杂、业务越来越多元、场景越来越个性的趋势下,以前的合同管理系统越来越难满足企业需求!


通过拉通合同管理全生命周期流程、推动超便捷的电子合同在线签署、电子用印管理、接入与整合第三方风控大数据、CA厂商等资源、让业务、法务、财务、管理、运营等多角色在线高效协作、集成更多业务系统,形成合同管理闭环;用AI分担更多低效且易出错的人工操作、一健生成可视化的合同大数据等手段,升级打造功能更强、效率更高、体验更好的数字化、智慧化合同管理成为必然趋势。

 


与传统的合同管理系统相比,基于AI、大数据、流程引擎等技术及众多中国500强企业最佳实践打造的智慧合同平台,具有全程化、电子化、智能化等主要特征上,能助力企业在经管理方面“降本、增效、合规”。


1、全周期管理,提升业务效率:合同起草、审核、签署、变更等全周期管理,实时掌握履约动态,保障合同执行,智能预审、移动审批合同管理更高效;

 


2、电子合同,多环节降低成本:省却纸质合同打印、邮寄成本,降低传统用印人力、时间成本;在线流程化管理,推动业务、财务、法务协作,压缩管理成本;

 


3、智能查验审核,多风险可控:大数据查验、信息联动等,确保交易安全、可靠,保障签约各方合法权益;智能预警让潜在风险及时可控,让合同更合规。


三问:这些岗位为何必须用智慧合同?


合同管理是一个涉及到多角色、多岗位的企业协同行为,销售赢单后需要通过合同签订快速确认;市场活动开展需要通过规范协议推动合作;服务部门需要续签老客户来保障售后;HR需要劳动合同固化人力供给;财务需要经手合同的收付款项;法务需要审核合同风险条款;采购需要推动供应商按合同履约;领导需要快速获取合同大数据辅助经营决策……

 


传统的合同管理系统,难以覆盖企业众多的岗位和角色,且多方在线化协同程度不高,进而影响合同管理效能进一步提升;而智慧合同管理平台,基于强大的LBPM流程引擎,让“采、销、行、财、法、管”等多方高效协作,赋能合同管理多场景发挥更高价值。


采购:全程跟踪、及时预警,供应商履约有保障


支持集中履约计划制定、验收、付款、开票、收款、变更等,确保重大采购项目全程跟踪与督办;自动排查预警信息,智能提醒相关人员安排履约、结算及续签。


销售:合同智能审、电子签署稳,让业绩快达标


条款库快速检索调用、业务数据快速同步,助力销售人员快速发起合同;审批要点提示、智能比对文本、法务大数据解析、手写签批等,让销售主管审核合同更准确、更高效。

 


支持销售人员授权管理,让合同签订更规范;标准数字签名和时间戳,保证合同不可篡改;电子合同在线签署、存储,大量节省打印、快递等成本。


法务:大数据“秒杀”风险,合同纠纷高效处理


支撑相对方准入管理,用智能核身监控相对方资信风险,法务大数据解析合同文本,提示风险建议修改,减轻法务压力。合同履约产生纠纷,须诉诸法律时会连接法务管理系统,快速进行纠纷登记与办理,多环节在线与推进。


财务:合同结算与财务系统联动,收付款更便捷


合同结算与财务联动,收付款、开票等操作更高效,数据自动写入财务系统;申请开票可带入合同信息方便审核,收款与开票信息不对,可让经办人认领后再登记;收到相对方发票后登记可关联合同信息,便于财务后期付款……


HR  :劳务合同智能提醒,不担心错过员工续约


针对员工众多的企业,合同批量到期容易错过处理,智慧合同打通人事流程,通过签订标识(首签或续签)、合同状态(正常、已到期、已解除)、合同办理时间、合同附件等信息集中管理,通过智能提醒、集中续签等,让人事专员更轻松。


行政:集团多类印章统一管理,安全用、轻松盖


大企业的印章多、使用场景复杂,行政部门统一管控力不从心,通过在线化、集成化、数字化的统一印章管理平台,实现从制章申请、入库登记、停用启用、授权用印、作废销毁、用印统计等全生命周期的管理,让多类印章“安全管、轻松盖”。


领导:合同台账,年底收入、回款数据实时掌控


针对手工统计合同数据效率低、易出错的特点,智慧合同管理通过建立统一合同台账,支持多维度查询,一键生成合同图表,助力企业高管洞察企业经营,不断优化管理。

 


四问:为何500强只爱这款智慧合同?


500强企业,多具有多组织、多业态、分级分权等特点,对合同管理往往关注以下方面:


1、覆盖合同管理全生命周期的需要


2、对不同的合同类型实现差异化的管理


3、支撑多层级、跨组织的合同管理需要


4、强大的系统集成能力


5、易用性、开放性、可扩展、易开发


6、稳定性、安全性


只有智慧合同管理平台才能满足500强企业升级合同管理的需求;蓝凌全新智慧合同管理平台,助力企业实现提效降本,风险更可控、决策更科学;已在万科、伊泰集团、施耐德、TCL等500强企业得到成功应用,并产生了较好的效益与价值,值得更多优秀企业的信赖。

 


TCL集团:基于统一合同管理平台,分级合同体系、多币种汇率同步、多语门户、SAP等数据集成、自动填写,合同审批提效60%,有效地支撑了160+国家地区业务增长。


伊泰集团:携手蓝凌,打造全生命周期合同管理体系,打通合同协作壁垒,统一合同管理构架。为企业的信息化移动协同奠定夯实基础,更创造出绝佳的合同管理环境。


百佳华百货:与蓝凌合作打造合同管理系统,不仅赋能百佳华集团全面提效运营管控和日常办公效率,更实现了知识有效沉淀、快速查找,大大提升了百佳华市场的竞争力!


数字化时代,企业如何更好的“活下去”,必须升级数字化管理,选择蓝凌智慧合同管理平台,将让企业管理效能倍增,支撑更多的优秀企业做大、做强。

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