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四川大学:办事、办文、办会更高效,智慧OA大有学问

作者:蓝凌OA办公系统 时间:2018-10-18 关注微博关注微博

四川大学由中华人民共和国教育部直属,中央直管副部级建制,是“双一流”、“985工程”、“211工程”重点建设的高水平综合性全国重点大学。学校学科门类齐全,有34个学科型学院及研究生院、海外教育学院等学院;拥有专任教师5494人,全日制普通本科生3.7万余人,硕博士研究生2万余人,外国留学生及港澳台学生3700余人。

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为适应深化改革的快速发展需求,借助信息化IT建设进一步提高学校日常办公效率和管理水平,四川大学决定构建全新智慧OA平台:

构建公文管理、督办管理、会议管理等模块,实现多领域协同办公;
统一校、院多类信息管理,实现信息快速上传下达;
搭建移动办公平台,实现随时随地办公,提升用户体验。

选型思考

通过对多家企业的调研、选型及方案评选,四川大学最终选择和蓝凌一起合作,主要基于以下方面:

1. 协同功能强大:支撑多领域协同办公,可快速构建公文管理、会议管理等多项应用,全面提升办公效率;
2. 流程引擎高效:基于流程引擎和表单引擎,构建一体化流程体系,支持跨部门协作,支持工作流的分级管理和控制机制,实现学校统一管控、学院独立运营;
3. 移动平台可靠:快速构建各项移动应用,管理方便,信息安全有保障。

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方案规划

基于蓝凌智慧办公平台EKP,通过统一门户、统一流程、统一搜索、统一移动,构建公文管理、督办管理、会议管理、新闻管理等多个模块,打造敏捷高效的全新智慧OA平台,全面提升学校管理水平和全员工作效率,助力四川大学向“共建世界一流大学、助推国家中心城市建设”的宏伟目标迈进!

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应用场景

高效办事,从门户入口到流程督办全程推

个人门户:新OA平台构建个人办公台,支持一键键入“我的工作”、“通讯录”、“我的同事”、“个人信息”等多项应用,就事找人方便快捷;集成待办待阅,便于集中处理工作事项;通过平台可快速发起沟通、会议、督办、任务,支持多领域协同,提高日常办公效率。

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全新OA引入了移动办公门户,员工可以随时随地处理待办待阅、获取信息、找到对应人……

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督办管理:四川大学下设34个学科型学院及研究生院、海外教育学院等学院,日常行政办公中,学校与学院、学院与学院之间的事项经常相互交织,如何规范事项监督?新OA通过构建督办管理模块,实现监督事项从立项、执行、沟通、审核到反馈(考评)的全生命周期过程督办,提升办公效率,助力目标达成。

平台构建了常委会督查、校务会督查、专题会督查、每周工作会商务督查、专项工作督查、部处督办6大督办类别不同模板,用户可以根据不同事项发起不同督办流程。

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点击“督办概览”,督办总览、督办事项、任务总览、满意度量级通过图表形式清晰呈现。

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灵活办文,校、院多级公文、新闻集中管

新平台通过构建公文管理、新闻管理等多个模块,实现对公文、新闻的全生命周期管理,支撑信息快速上传下达,加强学校文化建设,提升行政办公效率。

公文管理:基于蓝凌公文管理(政务版),新OA支持各类公文电子一体化无缝流转,并可实现发文、收文、签报、公文交换等全周期管理,为四川大学高效办事、廉洁行政、规范管理和提高效益提供助力。

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党委发文、行政发文、校工会发文,均可通过对应流程调出相应模板,进行拟稿、审核、会签(并行/串行)、签发、自动编号、成文、套红、校对、用印、分发、归档等多项操作,让公文发文更方便、更快捷、更准确。

平台梳理规范了校办收文(教育部)、校办收文(教育厅)、校办收文(其他单位)、校办转党办收文(外部来文)、四川大学党办收文、信息中心收文、校办内部来文处理等7类收文,用户可以对相应收文进行退回、登记、审批、传阅、归档、查询,全方位进行收文管理。

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值得一提的是,四川大学公文管理模块开发了“移动手写签批”功能,满足学校领导对于手写签批的需求,保障公文信息安全。通过ipad进入相应公文编辑页面,即可对内文进行手写批注、批阅、修改,点击“签批”,可快速手写审签。
 
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新闻发布:全方位传达学术看板、媒体川大、学科科研、川大人物、视频速递、焦点新闻等新闻信息以及校级通知、部处通知、学院通知、公示信息、专题报道等通知公告。新闻管理员可以对相应信息进行置顶,用户可以对相应新闻或通知进行点评,增强互动与交流。

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如需发布信息,点击“新建”,调出相应模板,填写相关信息,一键提交即可!

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简单办会,召集、签到、纪要全程都轻松

新OA平台通过构建“会议管理”模块,对会议发起、沟通、纪要、执行实行全方位管控,实现会议流程及文档的科学、规范的管理,促进全员协同。
通过“会议日历”,用户当月所有的会议安排、会议状态(已召开/进行中/未召开)一目了然。

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在外学习考察,接到相关任务需要安排会议,打开KK,进入会议管理平台,点击“会议预订”,选择空闲会议室,轻松搞定!

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价值体现

通过构建全新智慧OA平台,四川大学实现了多方面的价值:

1. 新平台构建了多领域协同模块,全面提升了四川大学全员工作效率和管理水平;
2. 平台采用开放式统一架构,具有良好的扩展性、安全性、稳定性、实用性以及先进性,为下一步信息化深入奠定了良好的基础;
3. 搭建移动办公平台,实现从学校领导到全体老师随时随地办公的需求,增强用户体验。