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【OA场景】智能、高效、有范!小秘书玩转大集团年度总结会

作者:蓝凌OA办公系统 时间:2018-12-20 关注微博关注微博

年底会多,部门总结会、项目验收会、年度预算会……老牌国企:XX集团的年度经营工作会,八大事业群领导齐聚,十几项重要议题上会,事关众多创新项目推进与十几万员工的发展,偏偏集团办公厅主任临时抽调海外项目组,重任落在年初进公司的秘书小惠身上……

一时间,临到开会找不到会议室、人工通知会议耗时耗力、纸质签到被批不环保、外地老总出差开会成本高、投屏操作繁琐浪费时间、会议结束后任务无人执行……痛点历历在目,小惠倍感压力山大!所幸,主任来电,让其多用蓝凌+钉钉的智能会议系统……

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果然,会议开得不同凡响,体验好,效率高,获赞一片!

● 年底会议室太紧俏,一键预订搞定。集团会议室多,打开OA一键“预约”;会议日历一目了然,选择空余会议室、填写会议相关信息,轻松搞定。

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也可以移动端打开钉钉,通过智能会议室也可以一键预约;然后添加参会人(可工作群整体添加,也可组织架构逐一添加),设置会议主题等,让会前准备一应俱全。

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● 回执确认,不用多位领导逐个通知。年度经营会议重要,涉及多位重要人物,逐一通知费时费力,还不能保证每人收到参会信息;收到信息后能否准时参会有时没反馈;小惠通过智能会议支持回执确认,参加与否一目了然,系统定时提醒、DING消息确保不错过会议。

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● 扫码签到,老板点赞无纸化新办公。XX集团近年推行环保理念,倡导无纸化办公。传统会议时代,专人负责签到、与会人员排队签名,会后人工核对签到数据、统计出勤人数……浪费人力物力,降低签到效率,体验也打折扣。

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小惠通过蓝凌+钉钉的智能会议,让与会人员通过手机扫码,即可实现一秒签到。此外,会议系统还将同步显示当前会议签到情况,谁到谁未到,一目了然。

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● 无线投屏,摆脱线头桎梏尽情演示。以前会议投屏,一条连接线在每个人的电脑间换来换去,碰到有的人电脑接口不对,还得四处找转接头,新员工不懂的,打电话找IT部,太误时间,要是想直接投屏手机,更是无语、无奈……

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此次,小惠让IT部的人将投屏码发给参会人员,通过手机或PC机的钉钉,各位可以轻松发起无线投屏,让所有人的汇报内容随时随地展现出来,大大提高会议的效率。

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● 触屏高清书写,会议决议优雅记录。以前开会在白板上书写,碰到笔没水、板擦笔迹太脏、记录内容无法保存,都是很尴尬,尤其是重要商务会议,面对重量级客户。

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这次会议,通过内置了蓝凌+钉钉智能会议的MaxHub,在智能硬件上还原本真的畅快书写体验,融入图表辅助等更智能的人性化设计,满足会议高效书写的需求,让会议更有范儿。

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● 视频会议,外地不出差也能到现场。时至年底,碰到飞机晚点,赶不上飞机,来不了总部开会,怎么办!小惠协调采用钉钉上的视频会议,轻松解决,还省去一笔差旅成本。超清稳定的画质,支持高达30人参会,手机电脑都可以使用。

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● 会议纪要推送,力促新年工作计划。此次会议承上启下,形成多项重要共识,小惠让相关人员通过纪要明确决议,并及时推送至相关人员查看,对接相关任务与工作;生成可追踪任务流程,便于会后执行。对于极其重大的决议,快速生成公文,有效传达了会议精神。  

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● 重大事项督办,让会议开出绩效来。小惠还根据会议纪要将任务分到个人,相关指派人下发任务分派,明确责任人、完成截止时间等。被分配到任务的人员可以在“任务管理”中随时查看自己的任务及执行状态。相关督办人也可以在“督办管理”中进行督办。

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蓝凌+钉钉智能会议,通过多种终端应用配合,实现会议室、会议相关资料等资源统一管理与信息整合,涵盖会议签到、任务派发、成果沉淀、会议数据统计等多项功能,提高了XX集团会议发起与决策效率,督促会后效果执行,促进沟通结果沉淀,为用户带来全新体验。

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蓝凌+钉钉智能会议,将帮助企业创造以下价值,助力企业高效运营,创新发展。

● 软硬结合更智能,解放企业人力;

● 专注细节更简单,实现人人自助;

● 流程贯通更高效,开会办事统一。