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OA办公自动化系统介绍,这些你都知道吗?

作者:蓝凌OA办公系统 时间:2019-09-09 关注微博关注微博

  随着企业的发展,传统办公模式的弊端越来越明显,主要表现为以下方面:档案管理缺乏,领导层很难根据工作实际情况合理安排工作任务;公司政策、通知都必须打印传阅,文件下达速度慢、大量纸张被浪费;请假销假、报销不仅要填写专业单据,而且审批程序复杂,造成报批效率极低;办公用品、图书资料以及固定资产缺乏系统化管理,稍不慎即可导致公司资产流失。那么应当如何解决这些弊端?

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  使用OA办公自动化系统,一切问题都将迎刃而解。

  一、OA办公自动化系统的主要功能

  1.建立内部通信平台。建立组织内部的邮件系统,使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

  2.建立信息发布平台。使企业的电子公告、刊物、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在企业或机关内部员工之间广泛传播,使员工能够了解企业的发展动态。

  3.实现工作流程的自动化。解决多岗位、多部门之间的协同工作问题。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如公文处理、收发文、审批、请示、汇报等,通过实现工作流程的自动化,来规范各项工作,提高单位协同工作的效率。

  4.实现档案管理的自动化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。在传统办公场景下,文档的保存、共享、使用和再使用是十分困难的。办公自动化使各种文档实现电子化,按权限进行使用和共享。

  5.辅助办公。牵涉的内容比较多,像会议车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。 

  6.信息集成。每一个企业都存在大量业务系统,如购销存、ERP等业务系统,企业的信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成,使相关员工能够有效地获得信息,提高反应速度和决策能力。 

  7.实现移动办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现代企业的分支机构地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。

  二、OA办公系统功能越多越好吗?

  企业在进行OA系统选型时,除了要求有工作流程、协同工作、信息发布、接收办理、移动OA、通讯录、公文管理、知识管理等基本功能外,还要有客户端、访客账户等其他功能,可谓是越多越好。但是,这些功能并不一定是企业所需要的,反而会成为华而不实的摆设。

  企业OA选型切记要避免功能泛化,应注重功能实用,而不是单纯地追求功能多。将目光定位在自身需求,正确认识OA系统需求的差异性,以现实的管理模式来决定需求,以需求引导选型,才能量体裁衣,找到真正适用的OA办公系统。