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@老板们,印章被盗、难管理怎么办?看这篇文章就够啦

作者:蓝凌OA办公系统 时间:2019-09-11 关注微博关注微博

  盖章难,难于上青天!

  《疯狂动物园》里车管所的树獭"闪电"

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  等他盖完一个章要一个世纪

  也有人专业盖章三十年

  可手速再快也抵不上文件多啊

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  管章更是难上加难

  企业因为印章被坑骗的案子比比皆是

  你还认为印章管理雨女无瓜吗?

  一、现代企业用章痛点

  传统"人+制度"的印章管理模式,对于印章盗用、滥用等行为"鞭长莫及",再加上复杂的审批、监管流程,使印章管理成为企业的痛点,稍有不慎便要入坑:

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  1.物理印章管理难!

  印章数量、种类多,企业有多级法人或多个分支机构;

  验签难、统计难,传统物理印章使用事后鉴定,错用、误用不知情;

  2.无统一归口管理!

  总部无法及时获知分支机构的管章、用章情况;

  印章难以及时回收、销毁,极大扰乱企业、市场秩序。

  3.用印效率低、成本高!

  系统重复建设,运维费用、人力投入大;

  线下、异地盖章效率低,"纸质合同堆成山,盖章盖到手抽筋"。

  4.用印记录难追溯!

  用印过程监管难,难以避免被冒用;

  用印材料审查不严,实体印章使用人、使用文件等信息不明确;

  没有统一的用印台账,发生了问题,难以追溯。

  5.用印制度不健全!

  未设专人保管,即使有专人也形同虚设;

  印章管理员未经过专业培训;

  刻章、用印流程缺失。

  以上,企业应如何严控流程、制度,进行印章归口管理,用印记录又该如何追溯,效率成本如何改善?

  二、蓝凌印章管理平台

  针对企业印章使用的众多痛点,蓝凌推出全生命周期印章管理平台。从流程入手,根据印章的多个使用维度、多种形态,进行统一印章管理,使企业的每一枚印章都有迹可循、印过留痕。

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  01. 记录一枚印章从"出生"到"死亡",印过留痕

  从印章新建到印章保管、印章使用,再到印章销毁,与公司OA流程联动,实时记录印章存续流程的变化,使用印章过程中生成用印台账,支持多维度查询。

  
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△图片依次为:印章新建—保管—使用

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  △印章统一台账查询

  02.各类形态印章收入"囊"中

  从印章类型来讲,包括电子印章、物理印章、电子防伪输出;从印章应用场景来讲,包括项目章、公章、合同章、财务章等一切企业经营中涉及到的印章。

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  03. 物理印章集中保管,外借可控

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  系统中印章名称、位置、管理员信息一目了然;外借时,只需在管理平台上提交用印申请与外借申请,系统通过地理位置、用印次数、用印时长,实现对外借用印的全面监控。

  04. 印控设备远程控制印章,人章分离

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  机械+电磁锁章方案,不用印时人与印章物理隔离,防盗报警。平台上统一登记设备信息,以及设备与印章的对应管理,形成对取章、放章、用印动作的全流程化控制。印控设备收到用印任务自动盖章,用印日志全程记录盖章人、盖章时间、盖章位置、盖章内容、盖章流水号。

  05. 多种形式电子签章,告别纸质审签

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  △骑缝章签章效果

  电子印章实现用印人信息实时可查,印章管理员必须经CA认证中心身份认证并获得唯一性数字证书后才可用印,因而使用电子印章的文件具备不可篡改性与不可抵赖性;PC端用印时,支持拖拽用印,骑缝章用印、指定页数用印……

  06. 电子防伪输出

  在单证中使用多种防伪技术来提升防伪能力,比如光码防伪水印、微缩打印、二维码等,借助防伪打印机输出,确保用章真实的同时高效完成业务。

  三、蓝凌印章平台五大应用价值

  蓝凌印章管理平台,满足企业全部用章场景,可应用到房产、建筑、物业、金融、教育等各个行业,系统地对企业印章从保存、审批、使用、监管等环节进行全面记录和展现,保障印章使用规范、安全、高效。

  统一性:所有印章统一到印章管理平台,杜绝子公司印章管控风险。

  透明性:建立制章、用章、销毁全流程,所有用印信息清晰透明。

  安全性:在纸质、电子文件中,一律应用电子防伪技术,加大保护力度。

  便捷性:移动端也可便捷用章;异地添加电子印章后能远程打印。

  集成性:可和企业的CRM、合同管理、招投标等系统快速集成。