企业办公自动化管理系统应该有哪些模块?

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oa办公自动化管理系统有什么作用

办公自动化,实际上,就是以计算机为中心,采用一系列现代化的设备和技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用办公信息,高效地协同工作,从而达到提高办公效率的目的。

办公自动化,可以应用到包括文件管理、档案管理、内容管理、证照管理、项目管理、客户资料管理、招投标资料管理、会议文件管理、综合知识资源整合以及大数据应用等以知识文档为基础的众多领域。并配有移动端,可实现移动办公/协作,移动考勤,即时沟通,信息查阅以及知识共享等功能。

1、项目规划、管理

对于要进行办公自动化系统实施的企业,首要做好项目的规划以及管理,对办公自动化系统的项目目标、项目实施、项目成本、验收标准、后续服务等内容进行严格控制。

2、系统开发商选择

选择开发商这块,企业应该选择专业化的办公自动化系统厂商,尽量避免其他软件开发商或系统集成商。因为办公自动化系统不是这些公司的主业,他们通常采用项目定制的方式来实施,会导致实施周期长、成本较高,最怕的是其系统稳定性以及适用性差,后期的服务和二次开发都非常不便,后续费用也很高。

3、二次开发性能

办公自动化系统厂商不可能开发出满足所有行业、所有产业链的企业用户需求的办公自动化系统产品。因此,任何办公自动化系统产品都不可能完全满足企业的需求,都会或多或少存在一些需要用户化和二次开发的地方。尤其是制造业,由于制造企业的生产制造环节行业差异大、复杂程度高、个性化强,因此要满足不同用户的生产制造环节的信息化管理需求,需要产品开放开发环境或提供接口,提供必要的开发工具,并同时保证该开发工具简单易学,使用方便。

4、后期实施服务

企业的办公自动化系统后期实施维护同样重要,因为中小企业信息化水平低,人员专业素质也是参差不齐,在办公自动化系统的实施过程中可能会遇到各种问题,需要依靠办公自动化系统服务商的良好的后续服务来帮助中小企业共同解决。选择那些拥有完善的售后服务机制的公司,以便未来选择其提供的不同类型、多地点及时响应的服务。需要注意的是,专业的办公自动化系统厂商所提供的服务一定是标准化的,不会因为地域和服务人员的差异而改变,这就要求办公自动化系统厂商一定要有一套成形的标准化服务体系。

5、平台化、开放性、灵活性

还有,办公自动化系统一定需要有平台化的特点,采用多层架构,要具有较强的开放性以及灵活性。因为企业通常掌握一定的软件开发技术,因此办公自动化系统最好是能够提供一个开放性的平台,让IT人员利用这个平台搭建个性化的应用系统,并实现和其它系统的数据整合。

6、个性化需求

最后一个,对于不同行业、不同规模的企业在办公自动化系统需求上存在差异,因而行业细分、针对性强的办公自动化系统产品,是企业的首选。对制造业企业来说,首先要考虑软件是否适合自己企业的生产类型,专业性的产品,在行业中具有很强的特点研究和针对性开发,其产品的模块设计、流程设计及管理要求,都具有很强的行业特点。再加上行业的实际导入经验不断积累,遇到相关问题也能轻车熟路,对症下药,利用以前丰富的实践经验,轻松解决,这些就是专业性最为直接的表现。

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