蓝凌是国内数字OA办公及知识管理领军品牌,是智慧OA办公践行和推动者,是阿里钉钉使命级战略合作伙伴。19年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。

OA系统:由点到生态的成长

在当今无边界组织的商业背景下,企业与员工关系已经转化为联盟关系,以往通过工作场所、劳动合同等约束的形式已经逐步弱化,管理行为空前复杂,OA正是将一个个散点整合起来的看不见的手。那么,推动OA发展的核心要素是什么?中国OA到底是如何发展起来的,分哪些阶段?以后将去向何处?
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一、OA发展的驱动力

办公自动化(OA,Office Automation)其主要使命是依托计算机技术,提高计划、组织、领导、控制等管理行为的效率和效果。因此,OA的成长有两个引擎:一方面是硬性技术的不断更新,另一方则是管理活动复杂性和重要性的持续提高。二者从可能性和必要性上共同推进OA的演变与发展。

二、中国OA的发展阶段

(一)点——单一个体与机器的链接

由于计算机刚刚开始起步,加上中国经济体制和发展阶段的影响,大致在上个世纪80年代,政府部门开始推行无纸化办公,主要表现形式是档案管理,这个时代的oa关注的是个体,以office为代表。可以理解为机器代替了部分的手工工作,而对于人与人之间的连接作用尚未体现。鉴于面向个人的软件相对业务比较单一,可以简单地表示为一个点。

(二)线——单一审批流程

上个世纪80-90年代,随着计算机技术的进一步发展,政府正式开启办公自动化建设,完成了公文审批的办公自动化。

在这个阶段,组织结构大多以直线职能模式为主,因此管理的主要内容就是审批。将纸质流程搬到计算机上,节约了时间成本,一定程度上提高了工作效率。但由于“线与线”之间的交集较少,未能体现出1+1>2的增值优势。因此,这个阶段的管理流程呈现的就是一个一个审批人的串。在OA的质量或业务上表现的就是一条线。

(三)面——横、纵向工作流打通

从98年开始,oa开始进入企业。以“内部工作流协同”为切入点,实现企业“人、事、物、系统”等资源的全协同,这一阶段OA系统的真正商业模式开始打开,企业购买使用OA系统是其商业模式(私有部署)。

这个阶段涌现出大批OA厂商,泛微、致远、金和、华天动力、蓝凌等(凡是现在存活的OA厂商企业规模都比较大),但企业采购的目标还是以满足基本的办公需求为主。

管理形态上上逐步实现公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等,在横向和纵向上共同发挥作用。

OA表现为审批流和协作流同时存在,为进一步发展形成基础框架。

(四)体——多方协同

协同的概念是泛微韦利东升华OA而来的。在该阶段OA真正进入了百家争鸣阶段。此时的OA也成为企业必不可少的一部分,成为企业真正意义上的神经网络。员工进入公司第一件事情就是打开协同,了解最新的企业信息,待办事项,企业内部的所有“人、事、物”都在OA上完美调度,而外部第三方的应用只有接入OA才能更好的发挥作用。

在协作循环和管理形态上表现为一个多重循环体,这2个循环体并不是孤立存在的,而是相互融合相互关联的,举个例子:

公司有一个项目在进行,那此时的二重循环是:

协作循环:项目内成员协作开发(研发人员、产品经理、设计师)

管理循环:成员考勤、成员入职、离职、活动经费申请、合同签订

OA表现为一个体(如下),包含“密度”——安全性、交互性、稳定性;“长度”——可扩展、可深入性;“宽度”——涵盖管理职能、内容的广泛性;“高度”——组织架构、业务规模。

M = ρ[安全、用户体验、并发数、稳定性] * 长[可扩展性、随企业伸缩] * 宽[审批、流程、hr] * 高[组织架构的规模]

另外,移动设备的盛行对OA也产生了影响,但笔者认为,它对当前阶段OA的影响更多的是形式是方式上的从空间上将oa扩大化,并非性质上的影响,就像第一阶段机器一定程度上取代人工一样,更多的是为OA进一步深层次的发展做好准备,积蓄能量。

三、OA的未来——生态

互联网发展到此刻,还没有完全进入生态的阶段,但是大数据、区块链已经铺好了前进的道路,愈演愈烈的商业竞争对管理的高要求更是推动OA发展的原动力。因此,OA的生态阶段只是时间的问题。

进入生态后的企业就像一个个小的生命体,为了生存按照一定的规则运转,形成生态链。

现阶段的传统oa已经走到尽头,互联网巨头进入企业协作市场,进一步刺激传统oa企业变革,一方面是企业在变革,另一方反应的是oa正在向生态转变。

在协作循环和管理循环表现为:企业内既有协作循环也有管理循环,企业作为一个个体即遵守企业与企业之间的协作循环,也遵守生态链的管理循环。

OA可能会表现为一个个阿米巴(一种虫子,稻盛和夫的阿米巴理论)。已经脱离了简单的固体形态编程一个更加智能的生命体,开始依靠已经积累的内容开始自主学习、引导管理行为。

也许有一天,工位没有了、会议室没有了,但工作还在,项目还在,OA还在,并且,OA会蜕变成一个智慧顾问,一边记录、讲述这家企业管理的 “前世今生”,一边运筹帷幄,告诉企业应该走向何处。