蓝凌是国内数字OA办公及知识管理领军品牌,是智慧OA办公践行和推动者,是阿里钉钉使命级战略合作伙伴。19年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。

中国地产百强企业:鸿荣源携手蓝凌的知识管理“取经路”!

摘要

5月30日,2019蓝凌数字化办公体验会在深圳成功举行,鸿荣源集团信息技术中心副总经理危玉明受邀演讲并接受了网易、腾讯等媒体采访,分享他对于数字化办公的真知灼见。

鸿荣源集团于2012年携手蓝凌构建了全新的知识管理平台,打造了知识仓库、知识地图、专家网络等多项应用,提升知识利用效率,助力业务的发展。


“在发展过程中沉淀经典过往,让我们未来的产品做得更好。这是我们做知识管理的美好愿望。”     ——鸿荣源危玉明


鸿荣源集团创建于1991年,现已成长为地产开发、商业运营、产业发展、金融科技四大版块多元化经营的大型综合性企业集团。公司屡获“中国房地产业百强”、“中国民企纳税百强”等荣誉。

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历经二十八载稳健发展,鸿荣源集团累积了大量的知识成果。为加强知识成果的利用,鸿荣源集团于2012年携手蓝凌构建了全新的知识管理平台,打造了知识仓库、知识地图、专家网络等多项应用,提升知识利用效率,助力业务的发展。

5月30日,2019蓝凌数字化办公体验会在深圳成功举行,鸿荣源集团信息技术中心副总经理危玉明受邀发表《知识分享 智慧传承》的主题演讲,并接受网易、腾讯、新浪等知名媒体的采访,分享鸿荣源集团在知识管理领域的成功经验。

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以下为危玉明演讲及受访相关内容:

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回顾历程:
一直在“取经”路上

问:您今天的演讲主题是《知识分享 智慧传承》,您认为应该如何理解“知识管理”?

答:我们当初做知识管理的时候,是从“知识之轮”的角度来理解的。在我们看来,主要包括几大方面:

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知识之轮

◆ 首先,要实现企业知识的有效沉淀和转移,需要相应的知识管理系统。

◆ 其次,知识要进行共享,要营造“共享”“学习”的文化。所以我们在日常工作中强调沟通、分享与协作。

◆ 再者,要对知识进行应用,员工要通过学习知识,将其应用于工作实践中,并创造价值。

◆ 最后,员工在熟练掌握知识后,进而探索出新的知识,进行新的实践,也就是知识创新。

问:鸿荣源集团是什么时候开始进行知识管理建设的?期间历经了哪些阶段?

答:我们企业内部在2011年提出了知识管理的理论,在2012年的时候我们开始上线知识管理系统,从高层、员工层面都引入了知识管理的理论体系,包括为什么要做、怎么做、做成哪样哪步等系列问题。具体来说包括以下几个阶段:

● 2012年:沉淀显性的知识,构建了多维知识仓库、知识地图;

● 2013年:发掘隐性知识,构建了专家网络、知识问答等应用;

● 2014年:将知识与业务相融,基本确立了知识管理相关的制度和考核方案;

● 2015-2017年:步入了持续运营的阶段,明确了档案系统、个人存储云盘、知识管理系统三者不同的定位;

● 2018年:不断对应用功能进行深化与完善,增加了智能问答的功能。

我们企业最近在进行“戈壁行”,我觉得知识管理与“戈壁行”之间有非常相通的地方,都需要6个字:理想、行动、坚持。知识管理不是一蹴而就的事情,要坚持、行动下去,路途上是充满了艰辛的。我们的知识管理还有很多需要完善的地方,但是我们会一直坚持下去,我们一直在“取经”的路上。

问:鸿荣源于2012年携手蓝凌构建知识管理系统,为何会选择蓝凌?

答:无论是在智慧OA还是知识管理领域,蓝凌都是非常知名的品牌,我们在OA和知识管理领域都有紧密的合作。我们选择蓝凌知识管理平台,主要基于蓝凌以下几个方面的优势:

● 18年专业沉淀:蓝凌在知识管理领域历经了18年沉淀,与很多500强、地产百强企业有过成功的合作实践;

● 专业的知识管理平台:拥有专业的平台KMS,并且经过市场的检验,具有先进性、可靠性、可扩展性、易维护性、安全性、规范性等多重优势;

● 成熟的咨询服务体系:结合众多国内知识管理方法论,蓝凌可为企业提供完整的咨询服务。


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紧抓要点:
7步打造“不一样的知识管理”

问:鸿荣源具体是如何推进知识管理的建设的?

答:我们这些年在知识管理领域也累积了一些经验,总结来看,我们主要围绕7大要点,来打造我们“不一样的知识管理”:

01、清楚我们能做什么及什么时候做

这一块包括3大方面:

分析企业自身的情况

每家企业的情况不同,知识管理建设能够做的东西也不一样。比如,对鸿荣源来说:

● 我们的住宅项目、购物中心项目、综合体项目等等都是精雕细琢为主,标准化的东西不多;

● 员工个人的经验、操作细节、工作反思的内容有很多,但却分散在各个员工的电脑或头脑中;

● 从整个公司的文化层面而言,我们强调的是内部沟通、高效协同、团队作战……

借助外部力量

了解清楚自身情况之后,还要学会借助外力。我们需要一个专业的知识管理系统,但是要我们自己从零开始研发不太可能,于是我们会去寻找一些成熟的相关厂商。

明确何时开始实施

每家企业都有自己的年度核心、重点工作安排,所以也需要找准合适的时机去做这件事。

在2012年的时候,我们集团上下都有了这样的认知和需求,我们与蓝凌携手,结合我们的自身情况,明确了哪些模块是我们需要并可以做的,逐步地上线了知识仓库(之前是“六库全书”,现在是“十二库全书”)、知识问答、知识地图、专家网络、智能问答等应用,并且制定了相应的考核与激励机制,我们主要是考核为主、激励为辅。

02、前期做好宣贯与激励

在知识管理上线前期以及后续运营过程中,我们都有相应的宣贯与激励措施。包括:基础知识培训、行业知识管理模式分析与学习、工作座谈会等;另外,知识管理业内有MIKE大奖(前身MAKE大奖),我们内部也设立了知识管理的专项奖,每年评选出最佳知识专员、优秀知识专家、杰出知识贡献员工、最佳知识管理组织等,让他们上台领奖,而且奖励力度非常大。

03、持续运营离不开制度与考核

知识管理是一门长期的工程,要持续运营下去,制度是必不可少的。公司内部有哪些部门、哪些人来做这件事,流程怎么样,积分体制、考核机制如何?核心制度确定以后,如何有效落实?我们从3个方面来保障持续运营:

一年两次的组织绩效考核中,知识管理的部分占比5%。一个部门如果要被评为“优秀”,需要达到90分,如果缺了这5分,很难得到“优秀”;

我们的新员工如果想要转正,那么他的知识积分、文档数量也要达到相应的要求;

我们的老员工在升职加薪的时候,要讲清楚在知识管理这一块他分享了什么,如果没有这方面的内容,那也不能顺利升职加薪。

04、场景、专题提高应用价值

在具体的场景和应用上,我们结合鸿荣源的需求,借鉴蓝凌自身的经验,构建了“新员工门户”。

新员工入职后,通过这个门户,可以了解到公司的相关制度、相关流程、他每周要做的事情等等,这是非常有价值的。

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此外,我们做了“会议纪要”专栏,凡是中心级别以上的会议纪要都要进行分享;还有“更新政策”专栏,在深圳,我们主要以“城市更新”为主,相关的政策一旦变化,那对项目的影响是非常大的,所以我们有一个专栏专门来放这块的内容。我们还有“最新知识文档”的专栏,这块内容每天都有更新。

员工进行知识更新后,会获取相应的积分,积分排名靠前的,就可以上榜“个人积分排行”“部门积分排行”榜单。

05、顺势而为,提升影响力

我们做知识管理也需要借势,把它和我们的企业活动结合起来。我之前说到,我们今年上半年搞戈壁行,所以我们就在知识管理的库里面专门做了戈壁行的专题,做相关的图片展,并且汇集大家戈壁行的感悟、故事,这样就激活了知识管理在组织内部的使用。

06、平衡量与质

知识管理切忌只考核量,而忽略质。如果只要求大家知识文档的上传数量,可能有人会随便上传几篇,那些文档根本不能称之为“知识”。所以我们在制定制度的时候,是量与质都进行考量的。量包括积分、原创的数量等等。质的方面,我们有专门的审批人员(相应的专家、项目/中心负责人等),对知识文档进行严格挑选与审核。

07、厘清知识管理系统与档案系统、云盘的区别

我们内部可以存放文档的系统有档案系统、云盘、知识管理系统。这三者的区别是什么?我们必须要分清它的明确定位,员工在上传文档时才不至于混淆和重复。我们的定位是这样的:

■ 云盘:主要存放过程文档,以本部门应用为主;

■ 知识管理:主要存放成果性文档,可以跨部门应用;

■ 档案系统:存放一些“硬性要求”的文件,主要在密级范围内应用。

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明确方向:
知识管理终将付“费”


问:鸿荣源自2012年开始进行知识管理建设,已然累积了7年的经验,在您看来,知识管理最核心的方向应该是什么?未来的趋势如何?

答:就方向而言,我认为主要包括三大方面:

01、组织、协调专人,进行专项梳理

要把知识管理系统做好,必须要配备专人,根据相应的主题,作专项的知识体系梳理,让知识有序地呈现,而不是零散的,才能体现出它的应用价值。

02、加强知识传播

知识文档上传之后,更重要地是让需要它的人看到它。除了OA主页显示最新的文档以外,我们还有基于规则的推荐机制,把相应的知识推送给需要它的人。比如IT部门的,如果有最新的IT文档更新,系统就会自动推送给他。此外,员工在查找、阅览文章的时候,还会推荐给他“相类似的知识”。

03、知识终将付“费”

我们认为,企业内部的知识管理也将走向付“费”,它可以不是实际的金钱,而是积分或者说蓝凌自己企业内部知识管理搞的“K币”。我们可以以积分为基础,建立内部的交易机制,让知识不再免费,比如新员工要看老员工写的总结、案例,需要付出代价,需要一定的“积分”。

另外,从2012年以来,我们与蓝凌一直保持着紧密的合作,当蓝凌在知识管理领域有“新东西”的时候,我们也都会及时更进。在技术系统的层面,我们也会不断地进行功能和应用的完善。