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河北新大东纺织尹惠强:“OA选型就像找对象,一定要慎重!”

九月,在蓝凌携手众多机构打造的"2019数字化转型论坛"上,河北新大东纺织信息部经理尹惠强,与在座200+同行分享数字化办公实践的心得。以下内容根据尹经理演讲实录整理而成:
 
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我分享的主题是"数字化办公探索与实践",主要有三部分:一是公司介绍;二是数字化办公探索与实践;三是我们的实践体会。
 
 
 
河北新大东纺织有限公司,始建于1985年,是一家集全球采购、生产、销售于一体的生产贸易型跨国公司。公司主营纱线和牛仔面料两大业务,总部位于中国河北省石家庄市。拥有分布在中国和越南的4个工业园区,以及常设于美国、意大利、香港等地的多个海外办事处。公司总职工3000余人。
 
企业数字化办公探索的过程
 
我们的信息化布局分为三层:最底层是ERP,生产、经营和财务三大块也在这个系统里,从订单开始,销售管理、生产管理、工艺管理、质量管理、仓库管理,包括财务应收应付,还包括一些第三方系统,最上层是OA和BI系统,主要是数据汇总、流程以及企业内部门户,未来计划把知识管理也部署到这一层。
 
 
 
EKP上线背景以及选型情况
 
随着社会发展以及企业发展,企业内部审批效率低 、欠缺移动端 、没有统一的门户 、有知识管理的需求、开发任务重……基于这几大需求我们锁定了几家OA供应商,看重对方的本地化实施能力。其实选OA就像搞对象,一旦选型确定以后,这就是要陪你共度一生的,所以要很慎重。和蓝凌合作后实施很顺利,7月份选型决定以后上线,10月份就交付了。
 
EKP的部署模块
 
系统上线后,主要从以下方面提升企业效率:
 
人力:企业的入转调离;
 
行政:用车、领用、证件等;
 
企管:周、月付款计划,回款计划,审批等;
 
财务:用印、境内外差旅、借款、业务招待;
 
经营:订单评审、投诉索赔、发货额度等;
 
生产:技术改造、加工费用结算、质量反馈等;
 
信息:IT系统资源使用申请。
 
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△ 原料申购单界面:采购申请(OA)—合同管理(ERP)—原料检测(ERP)—质量反馈(OA)—付款审批(OA)—财务应付(ERP)
 
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△ ERP订单流程界面。订单流程在ERP发起,发送到OA回审,涉及到设计师、订单跟单人员以及生产相关人员
 
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△ 订单到OA界面:订单录入(ERP)—订单评审(OA)—生产指令(ERP)—生产控制(ERP)—订舱发货—质量反馈—应收
 
上百流程,万次审批,飞快提速
 
从去年10月份交付到现在,上线了128个流程模板,同时仍在逐步增加。直接和ERP数据集成的有25个流程,运行时流程955个,总共发起27857次流程审批,近一个月发生了2858次,大概每个月跑100个流程。
 
典型流程审批提速30%;
 
责任落实准确,权责清晰,开会直接拿流程分析说事;
 
碎片化时间合理利用,这是移动办公的好处;
 
综合管理能力提升。
 
OA部署过程中的体会
 
所有信息化系统,只要上系统一定要有一个强有力的小组,董事长是挂帅第一人。这也是我们上线时间短的原因;IT环节准备提前做好;召开启动会调动员工积极性;明确各部门负责人;另外,在实施中一定要和团队充分沟通;数据安全无小事,要经常敲响警钟。
 
再说一下实施过程中常挂在嘴边的"流程三要素":制度、流程和表单。
 
制度是根本,是我们执行过程中的有力保障。流程是先后顺序,还有里面的节点,节点可以围绕人也可以围绕事,两个维度可以穿插着来配流程。流程一定不要离开制度范围,这是很关键的。优化流程过程中,能减掉的就减掉,流程越短越好、越扁平越好。表单是它的形式,是我们填报的界面,一个好的表单体验是用户使用的关键要素。
 
唯有变化才是永恒。每套系统上线才是使用的开始,后面有无穷无尽的需求和变化。只有你把这个变化适应以后才能适应信息的部署。社会在发展,企业也在发展。不同管理阶段需要注意的内容不同。一个工具加上时时更新的管理思想,才能实现真正的价值。
 
访谈内容(节选)
 
Q: 数字化经济浪潮之下,您如何看待制造业的数字化转型趋势,它将为企业带来哪些价值?
 
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A: 制造型企业现在面临很多问题,比如说环保以及贸易战。生产型企业的数字化转型,主要从减员增效来做,减员就是优化产能,升级设备,所以数字化和自动化是分不开的,一方面是升级改造旧设备;另一方面投产的时候选用数字化程度高的新设备。数字化转型是大势所趋。
 
Q: 数字化经济一旦发展,会不会造成一些人员的失业? 
 
A: 从历史发展的角度来看,这几次工业革命、信息化革命,并没有造成员工的失业,反而他们会转换成一个新角色,投入到社会生产中。对于生产型企业而言,生产劳动的强度会减小,一些重复性和替代性的人员需求减少,但是决策性人员需求增加,社会在转型,人也会转型。
 
Q: 与蓝凌合作后,企业获得了哪些显着提升?
 
A: 主要是数据集成,我们是生产型企业,自己开发了ERP,但是缺少一个流程引擎。引入蓝凌的系统后,通过数据集成,企业效率大大提升。

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