蓝凌是国内数字OA办公及知识管理领军品牌,是智慧OA办公践行和推动者,是阿里钉钉使命级战略合作伙伴。20年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。

山东省标准化研究院:业务+知识相融,打造智慧科研新标杆

始建于1980年的山东省标准化研究院隶属于山东省质量技术监督局,是山东省唯一专业从事标准化研究与服务的省级社会公益类科研单位,承担完成国家“863”项目、国家科技支撑项目、NQI专项等各级各类科研项目217项,牵头/参与制定国家标准、地方标准等446项,取得专利17项,软件著作权68项。


作为标准化研究领域的标杆企业,山东省标准化研究院一向注重信息化建设,一系列基于信息技术的系统在院内得到普遍应用,在提高工作效率、提升工作质量、提高管理水平方面发挥了显著作用。而随着多年的发展,山东省标准化研究院积累了大量的知识成果,由此也催生了诸多新问题:


● 建院30多年来,产生了大量的科研及业务成果,这些成果没有很好的进行加工、提炼;


● 引入了外部文献库,但缺乏一套内部的知识库平台;


● 越来越多的科研项目、标准化咨询服务项目的过程化需要规范。


选型思考


通过对标国内注重管理创新的一流科研院所,山东省标准化研究院提出了建设知识运营平台的构想,用于管理院内的知识资源,支持业务运营工作。基于以下方面,山东省标准化研究院选择与蓝凌一起合作:


1.平台功能强大:支撑多领域协同办公,拥有专业化知识管理平台,能满足知识化协作需求;


2.定制开发能力:产品自带开发平台,能根据业务需求快速打造个性化的应用模块;


3.客户价值共享:科技型、大中型客户案例较多,领域实践可供企业信息化建设借鉴。


方案规划


基于蓝凌智慧办公平台EKP和专业知识管理平台KMS,构建“业务+知识”两类门户,推动包括多维知识仓库、知识地图、知识标签、知识问答、积分管理、知识搜索,及科研项目管理、科研经费管理、业务(横向项目、标准制定、国际标准)管理、客户管理、外部专家管理、项目资产库等应用,赋能企业高效发展。


应用场景


业务门户:通过快速配置,构建了企业统一的业务门户,涵盖科研项目、横向项目、标准制修订、国际标准业务等领域,集中对接信息与资源,打造高效、个性化的工作入口。


不同子业务门户下,所有项目、我负责的项目、我参与的项目、资产库都可一键接入,方便省时。在研项目、中止项目、废弃项目、归档项目完整呈现,项目进度、项目状态一目了然。


知识门户:针对不同角色员工打造个性化知识门户,满足多角色需求,制度和规范类知识、经验分享、内部培训、外部培训等多维知识赋能员工高效工作。新员工入职,点开知识门户,选择“新员工入职”,如何办入职手续,每天、每周要做哪些事情心中有数!


知识仓库:知识仓库涵盖业务模板库、科研项目、培训、标准制修订、院资质建设、制度规范库、外部资料库、横向项目、知识地图专用、经验总结库、统一社会信用代码业务库、国际标准项目等多个知识库,对全公司多类知识进行统一管理,实现全生命周期管理,积累企业知识资产。


采用思维导图式结构,方便用户理解各层级间的关系,同时打造良好的视觉化体验。


科研管理:科研项目申报流程繁琐,流程各节点中会产生不同的知识信息,知识沉淀如何破?科研管理门户通过对科研项目的过程化管理,让每个关键节点的知识能够归集到知识库,让业务流程成为知识输送的管道。


项目基本信息、申报材料、立项阶段、签订任务书、经费管理、项目启动、前期研究成果、中期考核/年度考核、后期研究成果、组织项目验收全生命周期资料可录入可查询,促进员工信息互通,促使业务运营更加高效。


项目经费管理:科研经费涉及众多:项目总经费有多少?经费是拨款还是自筹?经费使用率多少?预算科目有哪些?进入业务门户-经费预算,所有信息一应俱全。


项目资产库:过往完成项目通过项目归档到项目资产库,方便其他同事查阅与参考,也是新人学习的重要窗口,项目成果有效沉淀。

 

外部专家管理:项目撰写、项目申报,少不了要向院外专家请教。同事间信息闭塞,每个人对接的专家停留在各自的专家列表中,新人入职如若没有自身资源,要找对人更是成为老大难。外部专家库录入相应人员基本信息、所负责过的项目,找专家不再难!


价值体现


通过知识管理运营平台的构建,山东省标准化研究院实现了多方面的价值:


1. 架构院级的知识管理平台,实现内部各形态知识的统一管理;


2. 通过知识管理系统的机制,知识可以快速地传播到相关人员,帮助员工学习与快速成长;


3. 通过工作场景与知识的融合,保证了“合适的人员在工作过程能获得合适知识”; 


4. 对知识、智力进行有机聚合,激发员工创意与激情,焕发组织新生机;


5. 知识管理总体需求满足山东省标准化研究院的整体发展要求。

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