企业档案，是生产经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件材料。中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出：各项事业得以发展，都离不开档案。

企业的转型发展，更离不开档案管理数字化升级。

传统方式做档案管理，亟需破解5大难题

对大中型企业或集团，档案材料门类繁多、内容丰富，档案管理和利用除针对集团本部，还包括各成员单位。任务繁重、复杂度高，传统的人工管理或简单的信息化管理方式，已经难以满足档案管理的新需求，如何用更新的数字化方式解决档案管理痛点尤显紧迫：

1、录档案工作量大：档案数量巨大，类目层级复杂，手工录入耗时耗力；

2、档案管理不规范：档案条目属性不完整，归档类目模糊，管理不规范；

3、查询检索不方便：大部分档案无电子版，档案之间缺乏关联性，查找不便；

4、资料泄露风险高：归档不及时，资料散落各部门，失率高、易破环、丢失；

5、档案利用率较低：使用踪迹无法追溯，已借档案未及时归还，利用率不高。

用蓝凌OA管档案，全程数字化，采用更高效

数字化工作专业服务商、生态OA引领者：蓝凌，基于众多大型企业档案管理最佳实践，打造全新企业档案管理，支持收集归档、日常管理、利用、处置等全生命周期数字化管理。

丰富的业务应用，配合数据统计，集成第三方软硬件，让档案管理更简单，全面提升档案利用效率，助力企业生产、经营更高效。

蓝凌档案管理应用亮点

1、目录分类、流程配置灵活，支撑档案管理精细化

档案分类：符合国家标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，集成实体与数字化档案统一管理，分类清晰，便于管理，支撑实现集团、大型企业多类型档案的集中管理。

流程配置：针对财务、人事、项目类档案、不动产权、专利、科技档案等，不同类型档案流转场景，可视化灵活配置归档、借阅等流程，并根据实际情况简化调整，提高档案利用率。

2、支撑在线、离线归档，让档案收集、整理更省力

在线归档：支持公文、人事、合同、财务等业务系统相关模块直接归档操作，并保留相关内容签署、审批、属性信息，确保归档文件可读、可用，内容完整，节省人力。

离线归档：应归档的纸质外来文件、电子外来文件、非业务系统管理的电子自制文件等，可直接上传与批量录入系统。

新建档案后可根据自动生成二维码和条形码，支持查看、批量打印等操作；档案分册后，存放地、货位号也可生成二维码或条形码，方便后续扫码进行档案盘点。

档案整理：各立卷部门，根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目，将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷类目分类存放开展良好的文件材料预立卷工作，保证归档文件材料的齐全、完整、准确。

3、在线查询、流程借阅，所有档案利用更规范高效

档案检索：提供多类型档案检索，包括：单项检索字段的简单检索、多项检索字段的高级检索、模糊检索、精确检索、全文检索。支持根据用户检索条件，及其权限许可范围查找档案，并在检索结果中做更精确查找。

档案借阅：支持不同类型的档案借阅读管理；电子档案，借阅前用户可查看该档案的基本信息；提交借阅申请审批通过后，借阅人才能获得相应的档案查阅权限；归还时间到未还，系统自动收回。

纸质档案，可选择多份档案提交借阅流程，线下交付，到期后再归还。

4、设密级、分权限、打水印等，全程保障档案安全

密级管理：在设置档案借阅流程进可关联密级，不同密级档案对应走不同借阅流程，让大型企业多类型档案借阅更规范。

权限管理：档案分类时可设置阅读者分级权限，新建档案时默认为可阅读者，可根据企业实际情况再灵活调整；档案文档正文与附件权限独立控制。

水印管控：支持在线阅读功能、水印安全控制，防止重要的档案内容外漏或复制。

5、到期触发鉴定、销毁流程，让档案处置合规高效

档案鉴定：档案即将到期，自动向档案管理员发送消息，鉴定人员可提请鉴定流程，鉴定档案还有价值，可修改档案到期，即鉴定成功。

档案销毁：档案到期后鉴定为没有利用价值后，可对档案进行销毁操作。此时在档案销毁库可查看到销毁的档案。

蓝凌档案管理应用价值

蓝凌全程数字化的档案管理适用于大型国企、地产、金融、制造等众多数行业，已在中航集团、俊发地产、南山集团、惠华基金等企业应用，为企业创造了显著价值。

1、提升档案数字化水平：支撑建立电子档案库，对纸质档案进行数字化统一管理；便于形成内部知识资产，生成档案报表，辅助决策分析，提升档案利用率。

2、降低档案管理的难度：满足档案全生命周期的状态跟踪、支撑集团多组织权限控制，保障档案安全，对接第三方系统及硬件，减轻数据录入工作量，让档案收集更便捷。

3、提高档案使用便捷度：集团各部门员工可通过系统进行档案的在线查询、借阅，较传统线下模式更方便快捷，确保档案的高效利用，发挥更大作用。