蓝凌是国内数字OA办公及知识管理领军品牌,是智慧OA办公践行和推动者,是阿里钉钉使命级战略合作伙伴。21年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。

蓝凌叮当限时审批助钉钉OA与绩效结合,实现项目全流程管理

“绩效考核”是每个公司、员工都躲不过的一个词,然而,在工作的具体落地推进中,我们往往很难把控过程管理,当中也很容易出现效率低下的问题。

借此,我们特地邀请了国内某制造企业来分享:如何运用数字化工具,全面提升工作效率,提升员工满意度。

客户分享实录

原先,工作开展中的流程基本都在线下流转,自从使用了钉钉后,我们很好地实现了数字化转型,工作沟通、协同、管理成本大大地降低了,所有曾经在线下流转的工作流程都轻松地搬到了OA审批上,帮助我们实现更加便捷的无纸化办公。

流程的线上流转确实帮助我们更得心应手地处理工作,并提升了不少员工的工作效率。然而,我们却也听到了越来越多看似漫不经心的吐槽,相信你也一定有过这样的经历:

●“ 我的流程还没批完,下一阶段的工作都无法进行,催也没用。”

●“付款申请已经催了财务总监好几次了,他说下班前统一处理,我也不敢再催了。但今天要是还没付款,对方发货就又延迟一天,项目进度又被耽误,最后还要影响到自己的考核。”

●“流程催办太烦了,每天就盯着流程跑看到哪了,还要思考一大堆催办理由,催多了又惹人烦。“

“牵一发而动全身”,不但影响工作进度,还会影响到员工满意度。

这个时候,我们迫切需要一款产品类似“智能闹钟”⏰,可以使审批人和发起人实时掌握流程进度,加速审批流程,提高企业整体工作效率。

通过一段时间对目前市场上相关产品的了解、筛选,最后,我们将目光聚焦到了蓝凌叮当限时审批这款产品。它不仅可以实现OA流程的智能处理,更能通过其提供的「数据统计」功能,将OA流程审批时效纳入到绩效考核中,通过管理手段的介入,避免人工多次催办的“尴尬”,真正让流程“跑”起来!

OA流程限时三板斧,斩断流程阻碍

一、多种处理方式

在流程配置中,限时审批支持“超时自动提醒/转交/同意/拒绝”四种处理方式。我们对每个审批人设置多次自动提醒催办,将人工催办变为机器催办,甚至可以通过短信和电话的形式进行提醒,很好地解决了员工担心催办过度的问题。

二、多种提醒角色

在提醒过程中,我们除提醒审批人、办理人尽快处理流程外,我们还会提醒审批发起人,让其实时掌握流程进度。同时在重要的审批节点或审批时间一直很长的节点,引入提醒该审批人的对应主管机制,通过管理的督促进一步加速流程的审批。

三、管理有道:数据统计

通过限时审批无限量版本的「数据统计」功能,我们将OA审批流程处理时间作为绩效指标进行考核,从制度上加速流程的审批。

1. 明细数据-已完成表

通过导出已完成的审批表单,可详细知道每条OA流程耗时、触达限时规则的情况;我们会筛选出处理耗时超过规定时间的表单,一是针对那些因为审批耽误进度的项目,当月适当降低一点绩效考核,让考核更加人性化;二是筛选出时效较长的表单进一步分析。

2. 人员时效表

通过人员时效表能清晰地看出每个审批人总体的情况,我们也会大致对员工的审批时效有整体的把握,了解到哪些员工的审批时效一直较长,关注该员工工作量是否合适或有其他原因。

通过导出人员时效明细并汇总到一个表格中,可以查看审批人在每个表单的处理时间,超过公司制定处理时间的表单多少,直接影响当月考核。

3. 审批时效表

通过审批时效表总览每条OA流程发起的情况和平均耗时,可以得知协作流程中是否有堵点。如发货申请单要求处理时间小于6小时,确保当天可以发货,客户投诉流程要求处理时间小于30分钟,确保客户体验,而这些数据都可以在审批时效中直观看到。

4. 明细数据-审批中表

工作进度的推进过程中,我们也会定期导出一直处在“审批中”的表单给到工作群中,提醒发起人和审批人尽快关注流程的进度。

叮当「限时审批」产品帮助我们将工作中的协作流程纳入到考核中,通过工具和制度的双重保障,对过程管理的每个阶段进行时间量化,解决了员工催办的烦恼,OA流程提速80%,为工作目标的实现提供了基础保障。