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“中国电子元件百强”风华高科的合同管理秘笈

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《2022年政府工作报告》中强调,加强数字中国建设整体布局。2021年,国资委印发《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》。数字经济大潮之下,国有企业数字化转型势在必行。作为广东国资委控股企业,风华高科携手蓝凌构建全生命周期合同管理系统,提效企业精细化管理,赋能企业数字化转型建设。

 

一、客户简介

 

广东风华高新科技股份有限公司成立于1984年,是一家专业从事高端新型元器件、电子材料、电子专用设备等电子信息基础产品的高新技术企业,1996年在深圳证券交易所挂牌上市。

 

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▲风华高科电容产品(图源自企业官网)

 

风华高科自进入电子元器件行业以来,实现了跨越式的发展,现已成为国内大型新型元器件及电子信息基础产品科研、生产和出口基地,拥有自主知识产权及核心产品关键技术的国际知名新型电子元器件行业大公司。公司名列2019年(第32届)中国电子元件百强企业第11名;曾被评为“广东十大创新企业”。

 

一、风华高科合同管理面临哪些痛点?

 

作为新型电子元器件领域的标杆,风华高科近年来业务迅速发展、规模不断扩大,业务经营中所涉及到的合同量随之增大,企业合同管理的痛点亦逐渐显现:

 

1.过去没有完善的合同管理系统,合同审核和决策流程的线上化、规范化仍有提升空间。

 

2.缺乏对合同履约的追踪,没有规范管理合同的变更、解除、作废、补充等流程。

 

3.合同的审批、签订效率有可能影响到业务的推进效率,不利于公司效益的增长。

 

二、如何借力数字化技术“管好合同”?

 

为解决以上痛点,通过深入调研、选型对比,风华高科决定携手蓝凌构建一个全新的合同管理平台,借力数字化技术实现合同全生命周期管理,降低合同管控风险,赋能企业业务运营,提升合同管理效率,进而促进企业效益的提升。

 

①相对方管理:建立相对方库,将供应商、客户信息进行统一管理。合同经办人可进行相对方登记,有相应权限的人员可随时查询、调用相对方信息。

 

相对方管理2

 

②合同起草:合同起草人可在线调用范本库中的合同范本并在线编辑,非范本合同亦可在线编辑或直接上传附件,大大节省合同起草的时间。

 

合同起草

 

③合同审核:系统可根据不同业务场景灵活配置合同审批流程。支持审批过程中对合同文本进行在线编辑留痕,提供按不同审批角色配置审批要点规则,亦可按不同合同配置智能审查助手的规则。合同审批过程中,可进行合同版本记录,并对不同版本之间进行内容比对。

 

④合同签订:在“合同签订”应用中,用户可查看待签订的合同,同时通过待办推送给相应人员,点击签订按钮或待办即可进入签订填写,支持实体章/电子签章选取,在线即可完成合同签订,大幅提升合同签订效率。

 

合同签订

 

⑤履约管理:制定履约计划,严格监控合同在履行中发生的续约、变更、补充、终止等行为,对临近履约节点的合同自动提醒,便于法务提前做好处理争议/纠纷的准备。

 

履约管理

 

⑥合同台账:全面覆盖所有合同,配置多种筛查条件,可快速检索、统计分析、支撑管理者决策。在合同台账板块中可查看合同台账,可打开具体合同,也可以筛选导出合同台账。

 

合同台账

 

⑦合同卡片:系统为每个合同自动生成一个合同卡片。合同卡片汇聚合同审核、合同签订、付款、开票、 收款、变更、诉讼、终止等各个环节信息,并集中呈现合同正文、附件。对合同整个周期进行全部电子化记录与留痕,清晰记录合同相关信息与数据,满足合同监管部门、承办部门等管理需求,实现合同执行全程管理,确保合同全程操作有效、合规。

 

合同卡片

 

⑧合同档案:合同完结后,可对合同进行归档。由合同承办人发起进行归档流程,合同管理人员验证合同履行过程内容是否完整,包含履行中的相关附件是否齐备,还需要再次确认合同保管单位、保管人、合同编号等信息。归档完全结束后,合同信息不能做任何调整,不可再次进行归档登记。合同评价结束后可以将合同全部信息,正式归档到档案管理系统。

 

三、合同管理平台为风华高科带来哪些价值?

 

风华高科的合同管理平台项目,是公司利用数字化手段赋能业务发展运营的重要一环,为风华高科带来了以下价值:

 

■ 实现合同全生命周期管理

风华高科建立了合同起草、审批、签订、付款、履约等合同全生命周期在线管理体系,有效提升了合同管理水平。

 

■ 线上审批规避合同隐性风险

合同文档从审批到打印始终是线上进行,避免了合同签订过程中文本变更和篡改的可能性,节省了文本核对的工作,提高了合同签订效率。

 

■ 支撑业务高效、合规运营

合同全流程在线进行、全环节线上留痕,合同管理更标准化、规范化,支撑业务运营更高效、合规,进而助力企业效益的提升。

 

 

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