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京哲律所高级合伙人张苗:1套系统解决合同管理5大坑

腾讯老干妈合同纠纷案、明星阴阳合同案……近年来,与合同相关的案件屡见不鲜。合同作为贯穿企业业务全过程的重要一环,在企业防控法律风险、保障稳健经营层面起着不可替代的作用。企业合同管理面临哪些难题?如何把握合同审核要点?如何借力数字化技术提升合同管理效率……

 

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▲北京市京哲律师事务所⾼级合伙⼈、副主任张苗

 

本期《数字化期刊》邀请到北京市京哲律师事务所⾼级合伙⼈、副主任张苗,与我们分享其在合同管理领域的真知灼见。

 

机缘巧合,开启法律行业十年路

 

张苗大学所学主专业并非法律专业,但基于对法律的兴趣,她辅修了双学位,并立志要成为一名律师。2012年大学毕业后,张苗如愿以偿进入到法律行业工作。十年职业生涯中,张苗经手过近1000起诉讼案件,也见过了无数的人情冷暖。

 

最让张苗记忆犹新的案件是其代理的帮助90岁白血病老人要回其赠予儿子的房产的案件。老人在儿子的要求之下办理了房屋过户手续,为了避税,采取的是赠予形式。没多久,儿子就将房子售卖,让老人拿着退休金出外租房住,对老人鲜少过问,也不带老人看病。老人失去了自己的房子,并且还要独自负担高昂的医药费,这令她非常绝望,她找到张苗,希望在她的帮助下能要回自己的房子。

 

张苗通过对案件细致剖析,找到了赠予合同签署时的一个漏洞,提供了关键的证据点,最终让老人得以胜诉。“这次胜诉让老人拿回了本该属于她的房子,让她能够安度晚年,阻止了一场悲剧的发生,这让我很有成就感。”

 

实践出真知,合同管理大有学问

 

在张苗经手的项目中,也有不少与企业合同相关的案件。在一起投资合同相关的案件中,原告(张苗所在京哲律所代理)主张合同已经履行完毕,应当要求对方返还此前支付的本金及利息;而对方以合同盖章有瑕疵,所盖章人员非其工作人员为由,主张合同无效。“最终我们找到了其他的证据证明盖章人员就是其工作人员,进而证明了这个合同是有效的,对方应当支付返还原告本金及利息。最终我们得以胜诉,为原告挽回200多万元的损失。”

 

在多次代理合同相关案件的实践中,张苗也总结出了一套合同管理的“方法论”。她表示,企业合同管理有3点需要尤其注重:

 

一是在签订合同之前,合同的调查要全面。在签订合同前要对合作方进行全面的背景调查,包括企业情况、负债情况、客户关系等。

 

二是合同的审查过程要严谨。公司在签订合同的过程中,各个部门之间的协调一定要做好,才能发挥出各个部门之间的层层审核、共同把关的作用。

 

三是签订合同时要谨慎。正式签约的时候要对签约人的身份进行审查,有条件的情况下还可以到签约公司进行实地考察。

 

合同审核是合同管理中非常关键的环节之一。张苗表示,企业法务人员在合同审核时需要从四个方面进行把握:一是审查交易模式,除了审查公司背景、主体情况,还需要审查双方的交易模式和交易习惯,判断交易是否具备合法性;二是审查合同结构,首先看合同签订的目的,再根据由大及小的原则进行审查,包括合同主体、结算方式、付款方式、发票、税率、权利义务约定、违约责任、交易附件清单等;三是审查合同的具体条款,包括可操作性、合法性等;四是审查合同的文字符号,是否使用法言法语、具有歧义等。

 

合同审查内容繁多,通常需要耗费法务人员大量时间。张苗表示,企业可以通过构建智慧合同管理平台,大幅提升合同审查的效率。企业根据合同类型、业务类型等,制定相应的合同模板并固化到智慧合同管理平台中,法务人员在拟定及审查合同时根据模板进行增删、修改即可。

 

只需1套系统,巧避合同管理5大“坑”

 

张苗表示,一些企业由于合同管理不规范,经常会“踩坑”,给企业埋下隐患。她总结,合同管理常见的5大“坑”包括:

 

一是不签署正式的合同。在企业间的交易过程当中,常会出现一些不太重视合同签署的情况。比如,因为两个公司不在同一个地方,异地签约不便、合同审核环节冗长,双方基于曾经有过合作的信任,通过一个电话或者微信将整个交易进行了确定。“这其实有很大的隐患,一旦后续没有按口头的约定履约合同,双方容易引起纠纷。”

 

二是合同内容不规范。有的企业不是特别重视合同内容,会网上搜寻相关的模板进行签订。但实际上,这种模板可能非常片面,不符合企业具体的交易情况,而且没有通过专业人员的审核,存在安全隐患。

 

三是合同被篡改或泄露。“合同相关机密被‘有心人’泄露给竞争对手或者被篡改,进行虚假交易等,这也是较为常见的情况。所以在保管合同时也需要谨慎,防止泄露。”

 

四是合同管理相关的突发状况。合同签署完以后,如若是纸质合同,容易出现受潮、污染、腐烂的风险,为后续的合同管理带来隐患。

 

五是监管不到位。有的合同履约周期较长,长达数年之久。这期间涉及人员调岗、离职,一份合同可能经手10多个人,在新旧交替的过程中,对合同的结款、预警等事宜可能会产生不熟悉、不了解的情况,容易导致合同纠纷的发生。

 

如何避免这5大‘坑’?张苗表示,企业通过建立智慧合同管理平台,采取电子合同等方式可以很好地避免这些“坑”。合同管理平台具有非常多的优势:

 

一是提升合同管理的效率。采用电子合同形式,借助合同管理平台签署合同,很好地打破了地域及时间的限制,节省时间、人力成本,提升沟通与协作效率;通过合同起草、审批、签署、履约、归档等全生命周期管理,以及在线检索、台账统计等功能,大幅提升合同管理的效率。

 

二是管理更规范与安全。合同签署完毕后自动保存在系统或云端,相关权限人员可在线查询、下载;借助相应的安全管控手段确保合同不被篡改、泄露;通过电子签名认证,还能够很好地杜绝代签、替签的情况发生。

 

三是管理成本进一步降低。合同归档后直接在线保存,不需要建立单独的档案室进行存储,也无需专人看管,节省了较多的仓储及人力成本。

 

四是满足定制化需求,可以通过全局的设置、权限管控、流程配置等,为企业量身定制符合企业管理标准的一套合同管理系统。

 

五是用数据助力高层决策分析。通过对合同的数据管理,准确把控企业的销售状况、财务状况,更好地支撑决策。