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OA办公软件实施之全员化推广

 

OA办公软件不同于其他的管理软件,是一个面向企事业单位所有人的管理软件,软件推广存在一定的工作量和难度。在经历了OA需求的规划、OA产品和软件厂商的选型、OA系统的开发与实施后,就需要在用户单位内部进行OA应用的推广,这是一个长期的过程,也直接关系到OA的使用效果。OA办公软件的全员化推广一般以用户自身为主,厂商的技术支持与服务为辅。

 

OA办公软件全员化推广的目标与意义

 

只有将一个单位的日常事务管理在OA中电子化、流程化,并让绝大多数人都熟练的在一个统一的平台上办公,才能真正的发挥OA软件的协同和协作的效果,才能真正的发挥OA的相关作用,实现规范和提升单位的内部管理,降低单位的管理成本,提高内部的办公效率和信息的共享能力。

 

因此,全员化推广的目标是要让大多数人习惯使用OA办公软件,并喜欢OA办公软件,形成“我为人人,人人为我”的良好氛围。全员化的推广是一个单位的一把手工程,也考验着一个单位的组织管理能力和执行力。

 

OA办公软件全员化推广的常见问题

 

1、领导不重视

 

OA作为面向绝大数人使用的管理软件,不可能做到让每个人都满意,在推广和使用过程,不同部门的需求和立足点也不同,在使用过程中个,可能会出现各种不同的反对意见,如:最多的是需求方面的问题。如果反对的声音多了,负责OA实施推广的人员也会面临很大的压力。如果领导本身不重视、不带头使用,在OA中执行的制度在线下再执行一遍,无形中增加了很多人的工作量,让很多人觉得OA可有可无,影响使用者对OA使用的积极性,而随着更多人积极性的降低,OA的应用就可能越来越被边缘化,甚至是被最终搁置。

 

2、单位内部人员的问题

 

一款好的OA办公软件需要解决单位的实际管理问题,因此OA办公软件的全员化推广也需要结合单位的具体情况进行实施和推广。

 

部分人错误的认为使用OA会额外增加了自己的工作量,这源于对OA办公错误的认识,不考虑软件适用性所带来的问题,OA是为了提升单位和人员的办公效果服务的,应该是减轻自己的工作量。有的是部分人计算机基础比较差,未适应软件办公的习惯,或是由于软件的易用性不好。此外部分人由于对单位的管理制度存在异议,而OA中包含了这些管理制度,因此也产生抵触心里。

 

OA办公软件的全员化推广,单位的执行力是关键,同时要注意推广的策略和方法,对推广效果更不能急于求成。首先OA的使用是一个长期的过程,伴随着企业是单位发展的不同阶段,同时也会在实际使用过程中不断对应用进行深入。蓝凌OA软件建议,OA办公软件的全员化推广要遵循“与管理制度相结合,由简单到复杂,由点到面”的基本原则,从简单和通用的功能开始应用和推广,从核心部门和人员开始使用,并与配套的管理制度相结合,将单位日常的事务管理在OA中规范化、电子化、流程化。需要单位的负责人带头起示范作用,并逐步在整个单位内形成良好的办公习惯。

 

办公系统实施,OA系统实施

 

在曾经打印机普遍的大中型企业,一天要耗费掉大量的纸张,像报表、资料、信息、公告等大量的表格文字需要打印出来进行存档、审批、或是宣传。而随着社会信息的发展,很多推行企业信息化和无纸化办公,办公流程及重要信息查阅都走OA系统协同工作平台流程。今天小编就来谈一谈无纸化办公有什么好处,以及如何实施无纸化办公。

 

 

oa实施成功的几个必备条件

 

oa只有成功实施,并在单位内深入和全员大范围的应用,才能发挥应有的效果。虽然影响oa实施成功的因素是多方面的,但笔者认为以下几个条件是至关重要的,也是必备的。

 

一、自身需求清晰是前提

 

oa信息化成了很多现代企业的选择,但oa实施是一个系统的工程,oa成功实施切忌简单的照抄照搬和盲目跟风,首先,用户自身需要对oa和信息化有一定的认识;其次,要根据自身的特点结合行业内成功的应用做好oa需求的规划,实施oa前需要明确oa达到的效果。

 

 

OA产品+少量的定制和实施

 

有过OA实施经验的用户都知道,不同的OA存在价格的差异,OA项目存在实施难度的差异。由于不同用户对OA的认知程度不同,用户单位实际情况的差异,以及对OA的实施要求不同,决定了OA项目实施模式的不同,当前OA项目主要存在以下几种实施模式,其实施难度也不一样。

 

简单的对OA产品的使用

 

一些对自身需求不清晰的用户,或是对OA使用要求不高的用户,在实施OA前没有很好的确定自身的需求和目标,而是直接的去选择OA产品,安装完产品和培训后也没有相应的推广措施,直接任凭单位的人员去使用。这种模式应该是最简单的,投入成本也是最低的(当然也容易就陷入价格选型误区),但使用效果是最差的,OA行业中很多应用率低的OA项目都是这种类型。

 

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