蓝凌是国内数字OA办公及知识管理领军品牌,是智慧OA办公践行和推动者,是阿里钉钉使命级战略合作伙伴。20年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。

拥有1W+员工的大型集团,如何进行财务数字化转型?

随着经济全球化不断发展,为了应对日益严峻的行业竞争,大型集团之间的兼并、合并以及内部整合动作等日趋增多。在此背景下,大型综合集团都期望用更先进的数字化手段从业务、财务等各个方面去提升自己的综合实力。本期我们采访了重庆某集团的IT负责人,走近大型集团财务智慧转型的最佳实践。

 

一、客户介绍

 

 

重庆某集团是一家以机械制造、房地产、矿产能源和金融投资为主要发展方向的多元化集团,下辖3大产业集团。历经近20年的发展,下辖员工人数约1.5万,资产规模、收入规模都是百亿级,深耕于专用车、通用机械、房地产、高科技及新兴产业、矿产能源和投资等多个行业。

 

二、集团财务转型背景

 

从大环境来看:近年来,全球经济发展放缓,不少行业都面临着“整体成本上升、营收利润下降”的困境。

 

从集团具体情况出发:企业的业务种类多、下辖多家异地子公司,原有的办公系统扩展性待提升,较难实现数据、业务、流程的互联互通,支撑不了企业多元化的经营需求。

 

从行业趋势来看:数字化转型是时代的必选项,其中财务作为企业运营的重要环节,需要通过智慧财务转型,最终与业务、技术形成三位一体的格局。

 

综合以上考虑,经过调研后,集团携手蓝凌搭建全新的办公平台。其中,费控系统是办公平台上一个重要的集成板块。

 

三、携手蓝凌,基于PDCA理论打造费控系统

 

集团的费控系统基于PDCA循环理论建立,主要涵盖预算管理、费用申请、借还款、费用报销、凭证中心等关键财务功能,以更好地满足大型集团多组织、多账套需求:

 

①多种预算编制方案灵活选择

 

集团的预算支持“自上而下”“自下而上”“独立编制”三种编制方式,编制制定后,预算总额自动生成季度、半年、年度预算;对不同岗位、部门、项目的预算精细化控制。

 

②员工报销便捷化、线上化

 

集团系统集成“行采餐”平台,自动抓取员工消费数据,员工轻松管理日常费用及差旅;线上化流程方便员工随时随地发起报销审批流程;报销完成后,系统生成报销汇总表,费用有迹可循。

 

③支持对私、对公的借款管理

 

既可以支付给员工的个人借款,也可以支付给对公单位的发票借款和押金借款,借款流程发起后,每一个审批节点清晰可控,提示借款人及时核销借款。

 

 

④凭证信息直接推送到系统

 

费控系统通过线上流程,直接驱动凭证制单,支持财务人员自定义凭证模板,从而自动生成预制凭证,并推送凭证信息到财务系统中,分担财务人员的工作压力。

 

四、集团IT负责人:“蓝凌费控真正帮我们解决实际使用中的财务管理问题”

 

目前集团的费控系统已投入使用,为了进一步了解客户的实际使用感受,以及为其他准备进行财务转型的企业提供参考。我们邀请集团IT负责人进行了简单专访。

 

Q.贵司的财务转型面临的挑战有哪些?

 

A.我们之前也有自己开发的费控系统,但简而言之就是“功能不够用、实际需求不能满足”。为此我们是基于以下考虑来进行新系统选型的:

 

①解决多个业务板块的费用管理问题;

 

②解决跟多个异构系统的集成、数据打通问题;

 

③解决员工移动端报销难题,方便员工随时随地查看报销、借款情况;

 

④解决公司关于“业财联动”的发展需求;

 

⑤方便查询详细的资金往来情况,避免出现两端数据不一致的情况。

 

Q.选择蓝凌的原因?

 

A.一是因为我们用了蓝凌OA,也是为了方便费控和OA系统无缝集成;二是强大的工作流引擎;三是蓝凌系统具有强大的扩展性、集成型、开放性;最后,蓝凌是业界前列的OA厂商,服务过不少世界、中国500强企业。

 

Q.费控系统给贵司不同岗位的员工带来了什么便利?

 

A.从普通员工角度看:让各个岗位的员工都能清晰知道每一笔费用发生的具体情况,也能时时跟进流程。

 

从财务角度看,可以看到整体的预算发生、执行情况,以及预算执行的占比(比如第一季度预算在整年预算中的占比)。另外,还可以通过报表了解员工的借款情况。

 

从领导层角度看,改变我们以前的审批方式,以前是从移动端进到另外的系统去审批某个流程,现在统一入口、统一审批,可以在领导工作台查看所有相关费用功能。

 

从IT运维角度看,这个系统具有强大的工作流引擎,扩展性也很强、很稳定。提高了后台运维人员的工作效率,可以把精力放到其他更高层面的效率分析和优化上。

 

Q.您简单评价一下蓝凌费控平台?

 

A.蓝凌费控系统能真正帮我们解决实际使用层面上的财务管理问题,包括报表的运营分析,这些都能真正落地,从而为领导层提供决策支持。之前也用过、开发过其他一些系统,在操作上确实存在很多不便利的地方,你们的系统稳定、安全、简单、易用,总而言之就是“棒!非常棒!”

 

Q.从“过来人”的角度,对准备上线费控的企业传授些经验。

 

A.①费控系统一定要满足业务需求,包括使用、运维(IT以及运营分析)、决策层(比如报表可以提供给领导数据支撑)的。

 

②需要考虑系统的稳定性、可扩展性,以及要有前瞻性,要优先选择有未来视角的产品、生态集成能力强的产品。

 

③落地系统使用时,要分层次、分部门像员工、财务、领导去推广,针对不同人群制定不同的使用手册。

 

④需要一个总项目推动人,既要纵观自己企业费控现状,还要清楚产品流程逻辑,另外还要具备财务专业知识、IT专业知识。就是“IT+财务+业务”的复合型人才。

 

Q.集团型企业在进行数字化转型时,要注意什么?

 

A.第一、要理解公司战略,在理解战略的基础上,摸清集团信息化现状。第二、摸清现状的基础上,进行分析“什么是基础的、什么是紧急的”。第三、在全局观的角度上,再规划整个集团数字化的步调和节奏。“整体规划、按阶段实施”。

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