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OA系统搭建电子化公文管理平台

OA系统搭建电子化公文管理平台


一、电子化公文管理系统实施亮点


电子公文管理系统的实施完全贴合日常公文管理过程,“收文、交换、发文”三大功能模块,将组织的业务信息串联起来。


在电子化流程的灵活设置下,让各个规模的国企单位通过同一个平台,统一撰文格式、流转路径,实现各司其职、各负其责、协调配合的公文流通状态。


1、制定收、发流程,公文流转标准化


国企单位内部各个部门、各个分子机构之间有着密切的公文流转需求,实现统一管理的第一步就要固化流程,形成电子化流通体系。


现在,OA公文管理系统已经涵盖日常多种常用公文,比如发文、收文、便函、通知等,从发文格式到发文路径,一条流程就能快速实现拟稿、会签。


1)一键发文,便捷、安全


健全的公文体系,不仅让每类公文都有对应的流程,严谨的发文格式也能通过电子表单一一统一。公文标题、经办部门、保密级别快速填报,一键生成标准公文,快速实现标准化传输。


公文补签,流转更灵活


为了提高国企单位内部的信息签审的灵活性,每条以公文上报的信息,审核中如果想添加或者删去某个审核对象,随时都能操作,不用再去后台一一调整,又快又方便。


传统公文环境,一怕审核慢、二怕格式不规范。借助公文管理系统,所有公文在系统都有撰写模板,随时套用,再也不用为格式操碎心。


此外,所有签发的公文,系统会自动选择套红模板,快速生成标准的红头文件,样式规范,使用方便。


2)智能收文,信息清晰、目标执行快


在企业收文过程中,查阅审批效率直接关系指令下达质量,为了简化收文工作,通过信息门户帮助组织汇总收文信息,无论你在哪,用手机就能查收信息。


所有收文,OA管理系统已经用一张表单帮您汇总,文件内容、各个领导的审批意见、紧急程度等信息一目了然,为企业打造极速收文体验。


为了方便流转,每条公文都有自己的信息二维码标签,收到的公文扫一扫就能即刻做好信息登记,名称、编号、发文单位等信息智能录入,再也不用依靠扫描存档。


重要指令一键转办,提高执行效率


针对上级下达的重要指令、任务,在阅文的同时就能快速转发给责任部门,无需重复转达,提高任务执行效率。


小结:围绕组织内的公文管理中的收发需求,灵活搭建办公场景,拓展应用,提高使用灵活性。


2、特色应用组合,和纸质公文说再见


在实现公文电子化管理的过程中,深入结合公文办理的整个过程,从安全、易操作角度出发,全面护航电子公文环境。


签章电子化,助力高效审批


电子签章系统的接入是真正实现公文电子化的重要工具。将散落在各个机构、各个部门的所有签章,借助安全认证进行信息电子化,使用、存管全面统一。


在发文、用印的过程中直接从系统就能调用签章,或者发起电子签名,确保电子公文的严肃性和安全性。


为了保障文件安全,系统中每项下发的公文,系统都会自动将word转换成PDF格式,盖章、流通全程以PDF格式流转,修改痕迹一查便知。


组织规模越大,信息的流通过程越复杂,在整个流通过程中到底谁修改了信息,一旦出现错误,又该怎么追责?


电子公文环境下,会记录下公文的每次修改操作,谁修改的、修改的哪里一查便知,追责体系完善,提高信息传达精准性。


小结:化解电子文件安全性问题,从印章到内容,打通电子文件最后一公里。


3、全程监控,操作透明、高效省心


对操作过程进行全程监控,是公文电子化带给国企单位管理的重大转变。


收发过程动态监控,知进度、好干预


整个过程都有监控记录,公文下发过程中,在哪个节点、谁还没有操作都能清晰显示,另外,如果出现信息有误要收回、暂停扩散的情况,管理层可以随时通过系统强制收回,把信息快速控制在最小范围。


利用智能报表对组织机构的办公效率进行监控,谁负责审批、处理时效如何都有记录,上层管理人员可以及时监控,掌握整个机构的信息流通效率。


小结:确保操作记录,让业务在电子环境下透明化,降低信息流通风险。