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采购合同要点梳理,很多采购人根本不懂!

对于大多数企业来说,采购合同是最为主要的业务合同,在日常经营中使用频次特别高。

合同是企业采购环节的指导手册,也是采购成果顺利实现的有力保证。采购场景下,合同全生命周期的精细化管理非常重要。

一、企业采购流程

a.制订采购计划

b.供应商询价比价(询价、比价报表)

c.采购商洽(双方前期往来函件)

d.合同签署(年度/单次采购合同、订货单)

e.订购变更(通知)

f.发运货跟进(催货函)

g.验收(验收单,来货通知报检单)

h.外观、数量验收不符情况&质量验收不符情况(通知单)

i.单次临时采购情况(频次、使用量、采购量少)

j.票据开具提供(供应商发票)

二、采购场景下的合同管理

采购计划是配合公司销售计划、生产计划及实际库存情况,拟定的原材料采购环节,一般由采购部负责,仓储部、法务部配合。

采购部门拟定合同后、交给法务审核,然后提交签章,制定履约计划,将合同移交给需求部门履约。供应商通过采购系统,提出履约付款申请,财务部门对达到付款条件的合同进行支付。

整个采购流程中,采购部门全程参与,并由法务对合同履约进行必要监控和动态管理。

      三、企业如何做好采购合同管理?

1)建立采购合同管理人员架构、制度

企业应配备管理采购合同的专职人员,并制定采购合同管理制度,利用蓝凌智慧合同管理系统管理合同,健全采购合同登记、汇报检查制度,统一保管合同、统一监督和检查合同执行情况。

2)编制常用采购合同模板

拟定不同主题(品类、金额、方式等)的采购合同模板,涵盖货物设备、软件开发、系统集成、维保服务、营销广告、人力外包等品类,覆盖采购内容80%以上;采购部门与供应商签订的框架合同关联采购系统子订单,确保采购数量、金额统一。

3)建立合同条款库

将发票信息、知识产权、不可抗力、保密条款等设置为通用条款,付款、验收、交付等信息形成固定模板条款。采购人员根据实际采购需求,自主搭配合同条款,节约合同拟定时间,提升采购效率。

4)人机双审采购文本

通过蓝凌智慧合同管理系统,一方面智能审核合同文本中可能存在的风险、疏漏;另一方面检查合同文本是否存在文字、措辞方面的错误。

  1. 把关供应商的资质风险

在合同签约前,对采购供应商的主体、资质等进行审查与风险预判,有效杜潜在风险;同时逐渐形成企业自有的相对方库,并对其进行统一管理,最大化地降低合同风险。

6)编制合同履约付款指南

与采购系统对接,接收合同信息,根据采购部门的需求,在蓝凌合同管理系统中设置采购合同的履约期限、地点和方式;与财务系统对接,到了履约付款节点,财务按期付款。

7)采购合同纠纷处理

当采购发生纠纷时,先友好协商,协商不成再采取诉讼手段:蓝凌智慧合同管理,连接法务管理系统,通过纠纷登记与办理,记录与该采购合同相关的纠纷办理过程;及时地维护权利,防止过了诉讼时效,丧失胜诉权;尽量收集对方的财产线索,及时申请财产保全;裁判文书生效后,在法定期限内申请执行。

8)做好采购证据留存工作

建立采购合同从起草、签订到履约、结项全流程的管理台账:

a.注意对合同原件以及合同履行过程中双方的沟通函件进行留存;

b.注意对出厂证、合格证、质保书、使用说明书、检定证书等的留存;

c.注意对订货单、提货单、入库单、出库单、运货单、仓储单、签收单等的留存;

d.注意对收据、付款凭证、发票等的留存;

e.当发现货物有瑕疵时,注意对质量瑕疵货物进行拍照、留存、封样等。