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什么是公文管理?OA办公系统中的公文管理有哪些特色?


现代企业凭借着快速发展的移动互联网而在快速发展着。与此同时的是,OA办公系统也成为了多数企业所追捧的对象。


这是因为,OA系统能够助力企业人员的办公效率,同时也能促进企业的经济效益。这是很多企业人员都了解和明白的,也是众多企业对OA系统产生青睐的原因。


而其中OA办公系统中的文公管理也有着不可或缺的功能。


       那么,OA办公系统的公文管理有哪些特色呢?


       一、公文管理的定义


公文管理,顾名思义就是公文的产生、处理和管理的行为或过程。即从公文的形成、操作、处理、传输、储存到档案的转换或销毁、以特定的方法和原则制作、处理和保存公文。


     OA办公系统的公文管理有哪些特色?


这样就能使之完善和取得效果的行为或过程。而协同OA办公系统中的文件管理,其最基本的要求是完成整个生命周期管理。


       二、公文管理的要点和困难


公文管理在正度和国有企业是一个复杂的系统,其涉及部门和人员是极为广泛的。同时,公文的起草和审核是否规范,如何签署和接收,如何实施等。


而传统的公文管理不能得到反映和跟踪,因此,要实现公文的电子化管理,还需要多方面的思考。


以下这些内容则可有这些参考:草案、标识、审稿、问题、编号、密封、分发签名、参考、打印、实施、文档归档查询等。


   三、公文管理的发展


只要政府机构和权利存在,公文则会永远存在。而随着无纸化办公的发展和协同OA办公系统的普及,公文的开发将完全电子化,即:公文的数据格式统一,各单位的公文可以对接,电子签证的合法性和权威性得到广泛承认。


在OA系统中更广泛地推广办公文件的电子管理,也需要手机或其他便携设备来支持布局文件。这也意味着电子文档管理将是一种趋势。


        四、OA管理系统的实施亮点


电子公文管理系统的实施完全贴合日常公文管理过程,其收文、交换、发文这三大功能模块,将组织的业务信息串联起来。


在OA电子化流程的灵活设置下,让各个规模的国企单位通过一个平台,统一撰文格式、流转路径,实现各司其职、各负其责、协调配合的公文流通状态。


      1.制定收、发流程,公文流转标准化


在国企单位内部的各个部门、各个分子机构之间有着密切的公文流转需求,实现统一管理的第一步就要固化流程,形成电子化流通体系。


现状,OA公文管理系统已经涵盖了日常的多种常用公文,比如发文、收文、便函、通知等,从发文格式到发文路径,一条流程就能快速实现拟稿、会签。


   2.特色的应用组合,与纸质公文说再见


在实现公文电子化管理的过程中,OA深入结合公文办理的整个过程,从安全、易操作解读出发,从而能全面护航电子公文环境。


   ①签章电子化,助力高效审批


电子签章系统的接入是真正实现公文电子化的重要工具。能将散落在各个机构、各个部门的所有签章,借助安全认证进行信息电子化,进行使用、存管的全面统一。


     ②PDF智能转换,文件安全防篡改


为了保障文件安全,系统中的每项下发的公文。OA系统都会自动将Word转换成PDF格式,盖章、流通全程以PDF格式流转,修改痕迹等一查便知。


 ③修改留痕,确保信息准确


组织规模越大,信息的流通过程越复杂,在整个流通过程中到底是谁修改了信息,一旦出现错误,又该怎么追责?这样就能一目了然。


以OA为例,在电子公文环境下,OA会记录下公文的每次修改操作,谁修改的、修改的哪里一查便知,其追责体系完善,提高信息传达精准性。


   3.全程监控,操作透明、高效省心


对操作过程进行全程监控,是对公文电子化带给国企单位管理的重大转变。其收发过程动态监控,可以知进度、好干预。另外,办公效率智能统计,也减少了信息的搁浅。


4.移动端的灵活应用,能随时开启便捷审批


移动办公的实现,帮助企业、公司突破了办公的空间、时间的限制。这样无论在哪里,手机则就是自己的公文包,能够随时发文、查阅和信息共享的随时随地的进行。


同时,企业已经可以直接用手机进行手写批注,符合传统公文管理习惯,这样在时间、工具限制就更小,从而显得更为智能。