蓝凌是国内数字OA办公及知识管理领军品牌,是智慧OA办公践行和推动者,是阿里钉钉使命级战略合作伙伴。19年深耕OA领域,坚持为传统企业办公赋能创新,成功服务数千家500强及行业百强企业实现数字化转型,引领大数据及AI时代下的智慧办公新方式。

“广东企业500强”聚飞光电,如何借力数字化管理提质增效?

随着科技进步,智能制造正在世界范围内兴起,智能制造水平成为迈向制造强国的标志之一,中国制造业也正在通过智能化、数字化转型来寻求新突破。

 

作为数字化转型的重要组成部分,通过构建数字化办公平台,以助力企业管理水平的提升,亦得到众多制造企业的重视。蓝凌作为数字化工作专业服务商,近期举办了“数字化办公——制造专场”线上直播活动,并邀请到“LED上市企业”聚飞光电IT中心总监邓维军分享聚飞光电的数字化办公实践经验。

 

以下将邓维军总监的分享整理成文,以飨读者。

 

谈定位:

 

OA是支撑公司运营的“半壁江山”

 

深圳市聚飞光电股份有限公司成立于2005年,专业从事SMD LED器件的研发、生产与销售,主要产品包括背光LED、照明LED、灯条产品、车用LED、显示屏LED及数码管等全系列LED器件与产品,多年来公司始终是国内背光LED的龙头企业。公司于2012年在深交所正式挂牌上市,股票代码:300303。公司现有员工3000多人,并拥有深圳总部、惠州聚飞、芜湖聚飞三大基地。公司屡获“广东企业500强”“广东创新企业100强”等多项荣誉。

 

▲图片来源:聚飞光电官网

 

作为LED行业背光领域的龙头企业,聚飞光电非常重视企业的IT信息化、数字化建设,在多年前通过对企业的IT现状评估分析,构建了相应的IT规划与实施规划,并逐步上线了ERP、CRM、MES、SRM、PLM、WMS、EAM、APS、资金管理系统、OA等一系列业务系统。

 

邓维军表示,在聚飞光电的IT规划整体架构中,OA起到非常重要的作用,它是除了SAP、MES两大制造业核心的系统之外,另一大核心系统。聚飞光电将其定位为:员工工作的统一入口、统一的流程(审批)平台、业务功能集成平台、知识平台、BI平台以及移动端平台的入口。“可以这样评价,它是除了支撑我们公司业务运营之外的其他运营的半壁江山。”

 

谈选型:

 

基于2大优势,选择蓝凌

 

为何要上OA系统?

 

邓维军表示,在2014年,聚飞光电决定构建一套全新的协同办公系统,主要基于以下几方面的原因:

 

一是就IT现状而言,随着业务的发展,现有的IT支撑已然不能快速满足业务单位日益增长的管理类需求,急需配置可扩展的二次开发平台;

 

二是从公司战略层面来说,公司集团化战略对异地办公提出了更高的要求,协同性工作日益增多;

 

三是从业务痛点层面考虑,公司的知识资产存在流失、存储分散等痛点,以及各个业务部门亦急需借助信息化系统进一步提升沟通协同、流程审批效率。

 

聚飞光电希望通过构建全新的OA系统,帮助企业达成4大目标:

 

● 建立公司的知识管理系统和制度,流程中的文档资产、经验积累在系统中汇集、分类、控制、查阅;

 

● 实现公司内部90%的流程审批电子化;

 

● 实现KPI库管理、绩效管理、计划管理、任务管理,让精细管理过程一览无遗;并提供丰富的报表和数据挖掘,为领导提供决策支持;

 

● 实现考勤、会议、车辆、办公用品等行政管理。

 

基于以上目标,聚飞光电对几大头部OA厂商进行了深入调研、选型对比,最终选择携手蓝凌共同推进OA项目的建设。“之所以选择蓝凌,第一要素是因为蓝凌的知识管理体系做得非常好,这与我们的第一目标非常匹配;第二是因为蓝凌EKP的二次开发平台架构非常清晰、可扩展性非常强,相较于其他厂商的平台比较‘轻’,根据它的架构,我们可以很方便地加入要扩展的功能。”邓维军说道。

 

谈实施:

 

构建一体化协同办公系统

 

双方经过多期项目合作,通过不断深化和完善各项应用,聚飞光电打造了集知识管理、流程管理、项目协作管理、档案管理、E-Learning管理、绩效管理、集成管理、固定资产管理等多项功能于一体的协同办公系统,为公司长期的流程管理、知识沉淀学习、IT快速高质量服务奠定了基础,使公司事务性管理步入了新台阶。

 

● 知识管理

 

依据蓝凌知识管理方法论,聚飞光电构建了流程知识库、专业知识库、培训资料库、外部资料库4大知识库,对公司的知识资产进行分类存储,便于管理和查询。

 

 

▲知识中心后台配置(图片来源:聚飞光电,下同)

 

OA系统支持多类知识搜索形式,包括全文检索、关键字检索、标签搜索、多维组合条件搜索等。“我们的知识资料库目前已经累积了几万份知识文档,通过搜索即可快速地查找到想要的信息。”邓维军表示。

 

知识作为企业的核心资产,其安全性与保密性尤为重要。OA平台拥有一套完善的知识安全机制,管理员可以针对不同用户的系统访问权限、模块访问权限、知识阅读权限、附件下载权限等进行不同级别的授权,以保障公司知识资产的安全。

 

邓维军介绍,依据知识管理平台的基础架构,聚飞光电通过简单的二次开发,打造了档案管理和职业健康安全信息管理平台,实现了聚飞整个集团(惠州、芜湖、深圳3大基地)的档案、安全信息的共享。

 

● 流程管理

 

聚飞光电携手蓝凌进行了各项业务流程、管理流程的梳理优化与E化落地,通过规范流程管理,大幅提升了流程效率,减少了人工差错。

 

▲通过优化、E化薪酬核算项目、流程,薪资核算周期大幅缩短

 

邓维军举例说道,就薪酬核算而言,以往薪酬核算的很多相关数据表单都是由员工手工填写提交,再由人力资源部门的同事一一进行核算。各项工资数据多达数十项,人工核算效率低、时间长,人力资源薪资核算组从发薪前半个月开始就非常忙碌。“我们对薪酬核算项目、流程进行了梳理优化,并将整个流程E化管理,流程审批完成后,所有的数据自动汇总生成工资核算的数据,并自动提交至公司HR的工资核算模块,效率大大提升,薪资核算周期从原来的12天缩短到2天以内。”

 

▲OA与SAP的集成数据接口图示

 

除了优化一系列流程以外,聚飞光电还将OA平台与SAP、PLM、HR、费用报销等各类业务系统进行了集成,将各个业务系统的审批流统一在OA中进行,流程审批通过后,相关数据回写至各个业务系统,极大地提升了流程的审批效率。

 

● 二次开发

 

基于蓝凌EKP强大的二次开发平台,聚飞光电结合企业自身需求,优化、开发了项目管理、固定资产管理、战略绩效管理等多项应用。

 

在蓝凌项目协作平台的基础上,聚飞光电增加了项目评审、项目评估等相关功能,实现了项目的闭环管理。“通过对项目的全程规范化管理,我们的客户开拓量和订单成功率有了较大的提升。目前公司建立项目数已经超过2000个。”

 

通过二次开发,聚飞光电构建了固定资产管理平台,实现了囊括资产代码管理、采购管理、付款申请管理、资产入场管理、资产验收管理、资产变更管理等全周期的管理。

 

为了更好地实现公司对各部门、员工的绩效管理,聚飞光电开发了战略绩效管理平台,囊括战略地图、工作计划(组合和个人)、绩效评估等多个板块。

 

此外,值得一提的是,聚飞光电将BI、HR、ERP等各业务系统的相关数据报表统一集成到OA中,可通过OA的“报表查询”入口统一查看。

 

谈后续计划:

 

构建知识地图、打造移动入口

 

谈及OA应用的后续推进计划,邓维军表示,主要包括3大方面:

 

一是在知识管理层面,计划建立岗位知识地图,以导航图的形式,配合知识采集规则,将知识集中展现在一个页面中,使知识更加有序化,方便员工掌握知识之间的逻辑关系,也便于员工快速定位到所需知识;

 

二是希望打造一个统一的移动平台入口,实现全员的移动办公需求;

 

三是在EKP上整合公司的KPI报表,实现量化KPI绩效评估的自动化。

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